Dokumentacja pracownicza UODO

10 sierpnia 2020
Kategoria: Kadry

Przetwarzanie danych osobowych w związku z prowadzoną dokumentacją pracowniczą

 

W komunikacie z dnia 14 lipca 2020 r.:
Urząd Ochrony Danych Osobowych w stanowisku udostępnionym na www.uodo.gov.pl przypomina, że przechowując dane w dokumentacji pracowniczej nie ma obowiązku prosić pracownika o zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych. W tym przypadku to nie zgoda pracowników, a obowiązek prawny administratora będzie właściwą podstawą przetwarzania danych zgromadzonych w aktach osobowych pracowników.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej odbywa się na podstawie odrębnych przepisów prawa pracy. W rozporządzeniu Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej został określony m.in. zakres, sposób i warunki prowadzenia oraz przechowywania pracowniczych akt osobowych.

Obowiązek prawny
Zgodnie z tym rozporządzeniem to na pracodawcy spoczywa obowiązek zakładania i prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika oddzielnie. Regulacje te stanowią także, że akta osobowe składają się z czterech części ze wskazaniem, jaki rodzaj dokumentów i informacji znajduje się w każdej z nich. Tak więc podstawą prawną przechowywania danych pracownika w jego aktach osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny ciążący na administratorze. Oznacza to, że pracodawca będący administratorem danych zawartych w aktach osobowych jest związany przepisami ww. rozporządzenia, a nie wolą pracownika poprzez odbieranie od niego zgody na realizację procesu przetwarzania w ww. celach.
Obowiązki pracodawcy w zakresie prowadzenia akt osobowych i ich zawartości są więc ściśle określone i nie można mówić o dobrowolności przy przetwarzaniu danych osobowych w tych celach.


WAŻNE:
Należy pamiętać, że jeśli po stronie pracodawcy istnieje ryzyko, że w aktach osobowych znajdują się informacje zebrane niezgodne z obowiązującymi przepisami, to pracodawca powinien dokonać ich przeglądu i usunąć dane  pozyskane nielegalnie.

 

W poprzednio wydawanych interpretacjach stanowiska urzędowe były podobne.

Stanowisko z dnia 25 czerwca 2018 r. resort pracy wyjaśnił:
Czy dopuszczalne jest przechowywanie w aktach osobowych danych pracownika, pozyskanych w zgodzie z przepisami obowiązującymi w okresie ich pozyskiwania, ale do przetwarzania których obecnie pracodawca nie jest upoważniony?
"(...)
Zdaniem MRPiPS takie dane osobowe nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej, jeżeli zostały one pozyskane zgodnie z przepisami obowiązującymi w okresie ich pozyskiwania. Taki sam pogląd prezentują przedstawiciele Urzędu Ochrony Danych Osobowych podczas prac legislacyjnych prowadzonych nad projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679.".

Powyższe wyjaśnienie znajdzie zastosowanie do wszelkich dokumentów "historycznych" znajdujących się w aktach osobowych.
Analogiczne stanowisko w tej sprawie prezentował Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO) w piśmie z dnia 16 lipca 2015 r. rozstrzygającym omawianą kwestię w poprzednim stanie prawnym.
Jak wówczas wyjaśnił:
"(...)
ważne jest przy tym, by zakres danych osobowych gromadzonych w aktach osobowych, był zgodny z przepisami obowiązującymi w czasie ich pozyskiwania. Nie można bowiem czynić zarzutu pracodawcy, że pozyskiwał informacje o pracownikach, w szerszym niż obecnie dopuszczalny zakresie, o ile odbywało się to na podstawie ówczesnych przepisów prawa. Jak zostało zresztą zauważone w pytaniu, dane te mają charakter archiwalny i takie powinny pozostać, jako dokumentujące spełnienie przez pracodawcę jego ustawowych obowiązków.". 
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) akt prawny przyjęty przez UE regulujący zasady ochrony danych osobowych, zastępujący dyrektywę 95/46/WE z 1995 r.
Generalne reguły ochrony danych osobowych określa art.5 RODO. Przepis ten zobowiązuje każdego pracodawcę, jako administratora danych (osobę fizyczną, prawną, podmiot publiczny, inne jednostki i podmioty ustalające cele i sposoby przetwarzania danych osobowych), do przetwarzania danych osobowych w myśl następujących zasad:
  • zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości
  • ograniczenia co do celu
  • minimalizacji danych:
  • prawidłowości:
  • ograniczenia przechowywania:
  • integralności i poufności:
  • rozliczalności:


Urlop okolicznościowy

Przepisy o ochronie danych osobowych znajdą zastosowanie w przypadku, gdy wewnętrzne procedury obowiązujące u pracodawcy przewidują obowiązek przedstawienia dokumentu uzasadniającego udzielenie zwolnienia okolicznościowego i załączenie jego kopii do akt osobowych pracownika. Takie postanowienie nie znajduje oparcia w powszechnie obowiązującym prawie, które stanowi jedynie o obowiązku zwolnienia pracownika od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w przypadku wystąpienia okoliczności takich jak: 
  • ślub pracownika lub urodzenie się jego dziecka albo zgon i pogrzeb małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy
  • ślub dziecka pracownika albo zgon i pogrzeb jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką
Przepis § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Nie określa on jednak zasad występowania przez pracowników o powyższe zwolnienia ani dokumentów, które powinni dołączać do takich wniosków.
Dokumentów takich jak akt urodzenia dziecka, akt małżeństwa czy akt zgonu nie wymienia również § 3 omawianego rozporządzenia, który wśród dowodów usprawiedliwiających nieobecność w pracy wskazuje zaświadczenie lekarskie, decyzję właściwego państwowego inspektora sanitarnego, imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się przed właściwym organem oraz oświadczenia pracownika, w przypadku korzystania z dni opieki nad zdrowym dzieckiem do 8 lat (w określonych okolicznościach, np. w przypadku choroby niani sprawującej opiekę nad jego dzieckiem) lub w razie odbywania podróży służbowej w godzinach nocnych w warunkach uniemożliwiających skorzystanie z odpoczynku nocnego. Żaden z tych przepisów nie odnosi się wprost do sytuacji pracownika występującego o zwolnienie okolicznościowe np. w związku z urodzeniem dziecka. Skoro przepisy nie przewidują możliwości żądania od pracownika aktu urodzenia dziecka, przechowywanie w jego aktach osobowych kopii takiego dokumentu rodzi ryzyko uznania, że pracodawca dopuścił się naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Z tego względu bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie poprzestanie na pisemnym oświadczeniu pracownika, wskazującym termin narodzin dziecka oraz przypadający w związku z nim termin skorzystania z 2 dni wolnych od pracy. Na potwierdzenie tego faktu pracodawca może żądać przedstawienia aktu urodzenia dziecka do wglądu. 
Ta sama zasada odnosi się również do aktów zgonu członków najbliższej rodziny pracownika oraz osób pozostających na utrzymaniu pracownika bądź pod jego bezpośrednią opieką.

Autor:
Jeżek Przemysław

 

 

przetwarzanie danych osobowych akta osobowe dokumentacja pracownicza