Informacja do świadectwa pracy

Obowiązek informacyjny o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej w związku z ustaniem stosunku pracy

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.
Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie było/nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu powinien przesłać świadectwo pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041) albo doręczyć je w inny sposób (art. 97 § 1 K.p.).
W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, lub przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się lub wygasł kończący się najpóźniej stosunek pracy (w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie wskazanym wyżej)
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie przedstawionego powyżej okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.

Obowiązek informacyjny pracodawcy powstaje jedynie w stosunku do pracowników, których akta oraz inne dokumenty związane z zatrudnieniem muszą być przechowywane przez 10 lat, czyli zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.

Przykład
Z pracownikiem zatrudnionym na okres próbny od 01 lipca 30 września 2020 r. nie zawarto kolejnej umowy o pracę. Do wydanego pracownikowi świadectwa pracy pracodawca miał obowiązek dołączyć pisemną informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Informuję że:

• dokumentacja pracownicza będzie przechowywana do 31 grudnia 2030 r.
• w ciągu jednego miesiąca po upływie okresu przechowywania, tj. do 31 stycznia 2031 r., może Pan odebrać swoją dokumentację pracowniczą
• w przypadku nieodebrania przez Pana dokumentacji pracowniczej we wskazanym powyżej okresie, zostanie ona zniszczona.

Podstawa prawna: art. 94⁶ K.p. 

Autor:
Jeżek Przemysław