Odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia za pracę

Do nadpłaty wynagrodzenia może dojść z przyczyn niezawinionych m.in. gdy zgodnie z zapisami regulaminu wynagradzania, wynagrodzenie wypłacane jest wcześniej niż po zakończeniu pełnego miesiąca np. 25 lub wypłaty wynagrodzenia dokonuje się z „góry” (nauczyciele).
Do nadpłaty takiej dojdzie gdy np. 25 – go dnia danego miesiąca kalendarzowego rozliczone zostanie pracownikowi pełne miesięczne wynagrodzenia a w dniu następnym pracownik poinformuje pracodawcę, że jest na zwolnieniu lekarskim (e-ZLA).
Z wynagrodzenia za pracę pracodawca może odliczyć, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia(art. 87 § 7 K.p.). Odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia nie wymaga zgody pracownika (por. wyrok SN z dnia 11 października 1994 r., sygn. akt I PRN 81/94, OSNP 1995/5/65). Nie stosuje się również regulacji „kwoty wolnej od potraceń”. Odliczeń od wynagrodzenia dokonuje się w całości, a pracodawca nie ma obowiązku pozostawienia pracownikowi tzw. kwoty wolnej.

Ważne
Zanim pracodawca dokona potrąceń obowiązkowych np. komorniczych na podstawie przekazanego tytułu wykonawczego, może w pierwszej kolejności odliczyć w pełnej wysokości nadpłacone wynagrodzenie, a odliczenia dokonuje bez ograniczeń kwotowych i procentowych.

Przykład
Zgodnie z regulaminem pracy, wynagrodzenie wypłacane jest 25 dnia każdego miesiąca. W październiku 2024 r. wynagrodzenie wypłacono 25-go. 28 października 2024 r. pracownik poinformował telefonicznie pracodawcę o swojej absencji wywołanej chorobą, która ma trwać do 4 listopada 2024 r. Ponieważ za październik 2024 r. nie należy się pracownikowi wynagrodzenie w pełnej wysokości, a takie zostało mu wypłacone, z wynagrodzenia za listopad 2024 r. pracodawca może (bez zgody pracownika) dokonać odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia za miesiąc poprzedni.

Jeżeli pracodawca „spóźni się” i nie odliczy nadpłaconej kwoty z kolejnej wypłaty, nie może dokonać już takiego odliczenia w późniejszym czasie (np. z kolejnej wypłaty) bez zgody pracownika. Gdyby niezdolność do pracy była długotrwała i nie byłoby możliwości skorygowania podstaw wymiaru składek ZUS, to pracodawca powinien dokonać korekty list płac za miesiąc, w którym pracownik zachorował.

Pkt 398 komentarza do ustawy zasiłkowej (aktualizacja 8.2023 r.).
W przypadku gdy ubezpieczony udokumentował okres niezdolności do pracy po sporządzeniu listy płac lub po wypłacie wynagrodzenia, kwotę wynagrodzenia wypłaconą za okres tej niezdolności potrąca się, na podstawie art. 87 § 7 Kodeksu pracy, przy wypłacie wynagrodzenia za następny miesiąc. Jeżeli ubezpieczony jest nadal niezdolny do pracy w następnym miesiącu, kwotę wynagrodzenia wypłaconego za okres niezdolności do pracy podlegającą potrąceniu, potrąca się za jego zgodą, z przysługującego zasiłku.

Przykład
25 lipca 2024 r. rozliczono pracownikowi (wiek 27 lat) za ten miesiąc wynagrodzenie w wysokości 4 700 zł. Koszty uzyskania 250 zł, kwota zmniejszająca podatek 300 zł. Pracownik nie jest uczestnikiem PPK.

W dokumencie ZUS RCA za 07.2024 r. rozliczone zostały:
w części finansowanej przez pracownika:
składki na ubezpieczenie społeczne w wysokości
644,37 zł
składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości
365,01 zł.
29 lipca 2024 r. pracownik poinformował pracodawcę, że od 26 lipca 2024 r. (6 dni) będzie przebywał na długotrwałym zwolnieniu lekarskim do 31 sierpnia 2024 r.
W następnym miesiącu pracownik otrzyma wynagrodzenie chorobowe. Pracodawca może dokonać potrącenia (po otrzymaniu e-ZLA), bez zgody pracownika, nadpłaconego wynagrodzenia z lipiec 2024 r.
4 700 zł : 30 dni = 156,67 zł
156,67 zł x 6 dni = 940,02 zł
4 700 zł – 940,02 zł = 3 759,98 zł.

W celu dokonania potrącenia nadpłaconego wynagrodzenia za lipiec 2024 r. pracodawca powinien sporządzić korektę dokumentów rozliczeniowych za ten miesiąc. Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących będzie składał się:
z raportu ZUS RCA
w którym pracodawca wykaże pracownika z rozliczonymi składkami na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzenia pomniejszonego za okresy choroby oraz składką na ubezpieczenie zdrowotne obliczoną od nowej podstawy
deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA
w której pracodawca wykaże dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych, tj. tych, za których zostały prawidłowo rozliczone składki i świadczenia w poprzednim komplecie dokumentów rozliczeniowych, jak i za pracownika, za którego został sporządzony imienny raport miesięczny korygujący.
Po sporządzeniu dokumentów rozliczeniowych korygujących, na koncie płatnika powstanie:
1)
nadpłata składek na ubezpieczenia społeczne
2)
nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne
3)
nadpłata składek na Fundusz Pracy i FGŚP.
Nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o ich zwrot. Ponieważ pracownik pozostaje nadal w stosunku pracy, jak stanowi art. 41b ustawy o PDOF, jeżeli podatnik (pracownik) dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczki) płatnik, odejmuje od dochodu kwotę dokonanego zwrotu, łącznie z pobraną zaliczką na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Pojęcie zwrotu należy rozumieć jako odliczenie dokonane przez na mocy art. 87 § 7 K.p.
Suma nienależnie pobranego wynagrodzenia wyniosła:
[(3 533,62 zł – 2 893,49 zł) + (157 zł – 59 zł)] = 640,13 zł + 98 zł = 738,13 zł. Taką wysokość należy potrącić z wynagrodzenia za sierpień 2024 r.
Sprawdzenie:
738,13 zł (kwota do potrącenia) + 128,88 zł (różnica w składkach na ubezpieczenie społeczne) + 73,01 (różnica w składce na ubezpieczenie zdrowotne) = 940,02 zł.
940,02 zł = 940,02 zł kwota brutto nadpłaconego wynagrodzenia.
Rozliczając zaliczkę na podatek dochodowy od nadpłaconego wynagrodzenia za lipiec, potrącona kwota 738,13 zł obniży dochód pracownika w sierpniu 2024 r.

Lista płac za sierpień 2024 r.

Najbliższe szkolenie z tej tematyki
10 lipca 2024 r.