Odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia z wynagrodzenia chorobowego

13 kwietnia 2021
Kategoria: Aktualności

Jak dokonać odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia gdy w kolejnych miesiącach następuje wypłata wynagrodzenia chorobowego ?

 

Z wynagrodzenia za pracę pracodawca może odliczyć, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 K.p.). Odliczenie od wynagrodzenia nie wymaga zgody pracownika (por. wyrok SN z dnia 11 października 1994 r., sygn. akt I PRN 81/94, OSNP 1995/5/65). Nie stosuje się również regulacji „kwoty wolnej od potraceń”. Odliczeń od wynagrodzenia dokonuje się w całości, a pracodawca nie ma obowiązku pozostawienia pracownikowi tzw. kwoty wolnej. Zanim pracodawca dokona potrąceń np. komorniczych na podstawie przekazanego tytułu wykonawczego, może w pierwszej kolejności odliczyć w pełnej wysokości nadpłacone wynagrodzenie, a odliczenia dokonuje bez ograniczeń kwotowych i procentowych.
W sytuacji gdy m.in. gdy zgodnie z zapisami regulaminu, wynagrodzenie wypłacane jest wcześniej niż po zakończeniu pełnego miesiąca kalendarzowego np. 25 lub wypłaty wynagrodzenia dokonuje się z „góry” (nauczyciele) bardzo często mamy do czynienia z tzw. nadpłaconym wynagrodzeniem.
Do nadpłaty takiej może dojść w sytuacji gdy np. na 25 dzień miesiąca rozliczone zostanie pracownikowi pełne miesięczne wynagrodzenia a w dniu następnym pracownik poinformuje pracodawcę, że jest na zwolnieniu lekarskim.

SN

Wyrok Sądu Najwyższego (sygn. akt I PRN 32/96) z dnia 12 kwietnia 1996 r.

„(…)
odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia jest możliwe tylko w następnym, czyli najbliższym, kolejnym terminie płatności. Należy podkreślić, że zasadzie tej oprócz wynagrodzenia w sensie ścisłym podlegają także inne świadczenia pieniężne ze stosunku pracy, takie jak odprawa rentowa, czy odprawa z tytułu zwolnień grupowych (por. wyroki SN z dnia 17 lutego 2004 r., sygn. akt I PK 217/03, OSNP 2004/24/419 i z dnia 14 listopada 1996 r., sygn. akt I PKN 3/96, OSNP 1997/11/193).
Uprawniona wydaje się teza, że podlega jej także ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (…)”.
Jeżeli pracodawca "spóźni się" i nie odliczy nadpłaconej kwoty z kolejnej wypłaty, nie może dokonać już takiego odliczenia w późniejszym czasie (np. z kolejnej wypłaty) bez zgody pracownika. Gdyby niezdolność do pracy była długotrwała i nie byłoby możliwości skorygowania podstaw wymiaru składek ZUS, to pracodawca powinien dokonać korekty list płac za miesiąc, w którym pracownik zachorował.

Zgodnie z komentarzem do ustawy zasiłkowej (ust. 383 komentarza):
„w przypadku gdy ubezpieczony udokumentował okres niezdolności do pracy po sporządzeniu listy płac lub po wypłacie wynagrodzenia, kwotę wynagrodzenia wypłaconą za okres tej niezdolności potrąca się, na podstawie art. 87 § 7 Kodeksu pracy, przy wypłacie wynagrodzenia za następny miesiąc.
Jeżeli ubezpieczony jest nadal niezdolny do pracy w następnym miesiącu, kwotę wynagrodzenia wypłaconego za okres niezdolności do pracy podlegającą potrąceniu, potrąca się za jego zgodą, z przysługującego zasiłku”.


Przykład
W dniu 25 stycznia 2021 r. rozliczono pracownikowi (27 lat nie będącego uczestnikiem PPK) za ten miesiąc wynagrodzenie w wysokości: 3 300 zł w następujący sposób:

Bez tytulu

W dokumencie ZUS RCA za 01.2021 r. rozliczone zostały w części finansowanej przez pracownika:
składki na ubezpieczenie społeczne w wysokości:
452,43 zł

składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości:
256,28 zł

W dniu 27 stycznia 2021 r. pracownik poinformował pracodawcę, że od dnia 26 stycznia 2021 r. (6 dni) będzie przebywał na długotrwałym zwolnieniu lekarskim do 28 lutego 2021 r..

Ponieważ w następnym miesiącu kalendarzowym pracownik otrzyma wynagrodzenie chorobowe, pracodawca może dokonać potrącenia (po otrzymaniu e-ZLA), bez zgody pracownika, nadpłaconego wynagrodzenia z miesiąc styczeń 2021 r.

1256

W celu dokonania potrącenia nadpłaconego wynagrodzenia za miesiąc styczeń 2021 r., pracodawca powinien sporządzić korektę dokumentów rozliczeniowych za ten miesiąc. Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących będzie składał się z:
raportu ZUS RCA
w którym pracodawca wykaże pracownika z rozliczonymi składkami na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzenia pomniejszonego za okresy choroby oraz składką na ubezpieczenie zdrowotne obliczoną od nowej podstawy

deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA
w której pracodawca wykaże dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych, tj. tych, za których zostały prawidłowo rozliczone składki i świadczenia w poprzednim komplecie dokumentów rozliczeniowych, jak i za pracownika, za którego został sporządzony imienny raport miesięczny korygujący.

Po sporządzeniu dokumentów rozliczeniowych korygujących, na koncie płatnika powstanie:

  • nadpłata składek na ubezpieczenia społeczne
  • nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne
  • nadpłata składek na Fundusz Pracy i FGŚP.

Nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o ich zwrot.

Ponieważ pracownik pozostaje nadal w stosunku pracy, jak stanowi art. 41b ustawy o PDOF: jeżeli podatnik (pracownik) dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczki) płatnik, odejmuje od dochodu kwotę dokonanego zwrotu, łącznie z pobraną zaliczką na podatek dochodowy od osób fizycznych. Pojęcie zwrotu należy przy tym rozumieć jako odliczenie dokonane przez pracodawcę na mocy art. 87 § 7 K.p.

Suma nienależnie pobranego wynagrodzenia wyniosła:
(2 414,29 zł – 1 949,03 zł) + (177 zł – 124 zł) = 465,26 zł + 53 zł = 518,26 zł
taką kwotę należy potrącić z wynagrodzenia za miesiąc luty 2021 r.

Sprawdzenie:

Łączna kwota zwrotu: 660 zł (3 300 zł – 2 640 zł)
518,26 zł (kwota do potrącenia) + 141,74 (różnica w składkach na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne) = 660 zł.

Rozliczając zaliczkę na podatek dochodowy od nadpłaconego wynagrodzenia za miesiąc styczeń, odliczona kwota w wysokości: 518,26 zł obniży dochód pracownika w miesiącu lutym 2021 r.:

Lista płac za miesiąc luty 2021 r.

9089

Więcej nt. dokonywania odliczeń z wypłacanych zasiłków oraz dokonywania korekt błędnie wypłaconego wynagrodzenia znajdziesz w:

wynagrodzenia zasilki 2021 place od a do z

Przy zakupie e-publikacji:
Darmowa aktualizacja na cały 2021 r.

 

 

korekta nadpłaconego wynagrodzenia