Posiłek w podróży służbowej a przychód

20 lipca 2020
Kategoria: Płace

Rozliczenie kwoty posiłku w podróży służbowej przekraczającą wysokość diety krajowej

Wyżywienie w podróży służbowej
Pracownik wykonujący na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością,
 w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 Kodeksu pracy).
W § 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej wskazany został katalog świadczeń przysługujących pracownikowi w związku z odbytą podróżą.
Należą do nich:

  • diety
  • zwrot kosztów:
  • przejazdów
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej
  • noclegów
  • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb

We wskazanym przepisie mowa jest tylko o obowiązku wypłaty pracownikowi diety, której wysokość uzależniona jest m.in. od czasu przebywania pracownika w takiej podróży oraz od tego czy w trakcie podróży zapewnione zostało pracownikowi wyżywienie. Pracodawca nie ma natomiast obowiązku dokonywania zwrotu kosztów wyżywienia ponoszonych w związku z odbywaniem podróży służbowej.

Podróż służbowa krajowa
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
mniej niż 8 godzin
dieta nie przysługuje

od 8 do 12 godzin
przysługuje 50% diety

ponad 12 godzin
przysługuje dieta w pełnej wysokości

jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę:
za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości
za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

do 8 godzin
przysługuje 50% diety

ponad 8 godzin
przysługuje dieta w pełnej wysokości

(§ 7 ust. 1-2 rozporządzenia w sprawie podróży)

Kwotę diety (30 zł) zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
śniadanie                                                      25% diety
obiad                                                             50% diety
kolacja                                                           25% diety
(§ 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży).

Śniadanie w cenie noclegu
W przypadku gdy z dokumentu (np. z rachunku za hotel) nie będzie wprost wynikało, czy w ramach usługi hotelowej pracownikowi zapewniono posiłek (np. śniadanie), pracodawca ma prawo żądać od zatrudnionego pisemnego oświadczenia o okolicznościach mających wpływ na prawo do diety (§ 5 ust. 3 rozporządzenia

o podróżach) z którego wynika, że pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.
W sytuacji gdy pracownik dobrowolnie zrezygnował z zapewnionego śniadania w wyniku bycia na specjalnej diecie pracodawca ma obowiązek obniżyć wysokość diety o odpowiednią wartość procentową. Jeśli pracownik stosuje specyficzną dietę i woli w czasie delegacji żywić się sam, powinien poinformować o tym pracodawcę przed wyjazdem, aby ten, jeśli to będzie możliwe, uwzględnił tę okoliczność przy organizowaniu mu pobytu za granicą.
Przepisy rozporządzenia o podróżach nie uzależniają obowiązku pomniejszania diety z tytułu zapewnienia pracownikowi pełnego lub częściowego wyżywienia od tego czy pracownik faktycznie z tego wyżywienia korzysta. Pomniejszenia diety dokonuje się za każdy zapewniony posiłek, bez względu na to, czy pracownik faktycznie z tego posiłku skorzystał, czy też nie, chyba że niemożność skorzystania przez pracownika z zapewnionego mu posiłku wynika z wyjątkowej sytuacji np. wówczas, gdy z uwagi na konieczność wcześniejszego opuszczenia hotelu (wyjazd na lotnisko), albo umówionego spotkania z klientem, pracownik nie będzie miał możliwości (nie ze swojej winy) jego spożycia. W takim przypadku pracodawca powinien ten fakt wziąć pod uwagę i przy rozliczaniu delegacji uwzględnić oświadczenie pracownika potwierdzające tę okoliczność. 

Podatek dochodowy od osób fizycznych
Z opodatkowania zwolniono diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o pdof).

Minister Finansów uznał, że ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o pdof korzysta wyłącznie wartość tej części otrzymanych przez pracownika świadczeń na pokrycie kosztów wyżywienia w podróży (bez względu na formę tego świadczenia), która nie przekracza wysokości diety z tytułu podróży służbowej.

Składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne
Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyłączono diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika. Zwolnienie następuje do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego).

 

W kwestii oskładkowania finansowanego przez pracodawcę wyżywienia pracownika, będącego w podróży służbowej ZUS wyjaśnił, że:
„(…)
rezygnacja przez pracodawcę z wypłacania diet i zapewnianie pracownikom bezpłatnego wyżywienia w okresie podróży służbowej nie oznacza, że w takiej sytuacji należności związane z wyżywieniem są w pełnej wysokości wyłączone z podstawy wymiaru składek.
Niezależnie od formy w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie podczas podróży służbowej, z podstawy wymiaru składek wyłączona jest tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach powołanego wyżej rozporządzenia.
Nadwyżka ponad kwotę diety obowiązującej w danym okresie powinna być wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji ubezpieczenie zdrowotne. (…)”.


Przykład
Pracownik (w wieku 32 lat) w dniu 16 czerwca 2020 r. odbył krajową podróż służbową, która trwała 20 godzin. W ramach tej podróży miał zapewniony nocleg ze śniadaniem.
Na fakturze wskazano:
usługa hotelowa:    185 zł
śniadanie:                  35 zł
Pracownikowi przysługuje pełna dieta w wysokości 30 zł, którą należy pomniejszyć o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, w postaci śniadania, tj. o 7,50 zł
(30 zł x 25%).

W związku z tym pracownik tytułem diety otrzyma: 22,50 zł (30 zł - 7,50 zł).
Na poczet kosztów wyżywienia wydatkowano kwotę:
57,50 zł (35 zł + 22,50 zł). Z tego kwotę w wysokości 27,50 zł (57,50 zł - 30 zł) należy zaliczyć do przychodu pracownika ze stosunku pracy, podlegającego opodatkowaniu
i składkowaniu.

Rozliczenie wynagrodzenia za miesiąc czerwiec 2020 r. wraz z rozliczeniem delegacji:
Pracownikowi przysługują:

  • koszty uzyskania przychodów w podstawowej wysokości: 250 zł oraz
  • kwota wolna od podatku w wysokości: 43,76 zł
Opis operacji Kwota
Wynagrodzenie za pracę: 3 200,00 zł
Koszty wyżywienia przekraczające wartość diety: 27,50 zł
Podstawa wymiaru składek na ub. społeczne: (3 200 zł + 27,50 zł) 3 227,50 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne do pobrania ze środków pracownika:
emerytalna: (9,76% x 3 227,50 zł) = 315 zł
rentowa: (1,5% x 3 227,50 zł) = 48,41 zł
chorobowa: (2,45% x 3 227,50 zł) = 79,07 zł
   442,48 zł
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania:
(3 227,50 zł – 442,48 zł)
2 785,02 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania:
(2 785,02 zł x 9%)
   250,65 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku:
(2 785,02 zł x 7,75%)
   215,84 zł
Koszty uzyskania przychodu    250 zł
Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu do pełnych złotych
(3 227,50 zł – 250 zł – 442,48 zł)
2 485,00 zł
Zaliczka na podatek
(2 485 zł x 17% - 43,76 zł)
   378,69 zł
Zaliczka na podatek do pobrania: 
po zaokrągleniu do pełnych złotych 
(378,69 zł – 215,84 zł)
   163,00 zł
Do wypłaty:
(3 200 zł + 27,50 zł – 442,48 zł – 250,65 zł – 163 zł)
2 371,37 zł

 

 

 

Rozliczenie kwoty posilku w podrozy sluzbowej przekraczajaca wartosc diety krajowej jezek przemyslaw