Posiłek w podróży służbowej a przychód

Rozliczenie kwoty posiłku w podróży służbowej przekraczającą wysokość diety krajowej

Wyżywienie w podróży służbowej
Pracownik wykonujący na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ Kodeksu pracy).
W § 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej wskazany został katalog świadczeń przysługujących pracownikowi w związku z odbytą podróżą.
Należą do nich:

• diety
• zwrot kosztów:
• przejazdów
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej
• noclegów
• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb

We wskazanym przepisie mowa jest tylko o obowiązku wypłaty pracownikowi diety, której wysokość uzależniona jest m.in. od czasu przebywania pracownika w takiej podróży oraz od tego czy w trakcie podróży zapewnione zostało pracownikowi wyżywienie. Pracodawca nie ma natomiast obowiązku dokonywania zwrotu kosztów wyżywienia ponoszonych w związku z odbywaniem podróży służbowej.

Podróż służbowa krajowa
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
mniej niż 8 godzin
dieta nie przysługuje
od 8 do 12 godzin
przysługuje 50% diety
ponad 12 godzin
przysługuje dieta w pełnej wysokości
jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę:
za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości
za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
do 8 godzin
przysługuje 50% diety
ponad 8 godzin
przysługuje dieta w pełnej wysokości
(§ 7 ust. 1-2 rozporządzenia w sprawie podróży)

Kwotę diety (30 zł) zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
śniadanie                                                      25% diety
obiad                                                             50% diety
kolacja                                                           25% diety
(§ 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży).

Podatek dochodowy od osób fizycznych
Z opodatkowania zwolniono diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o pdof).
Minister Finansów uznał, że ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o pdof korzysta wyłącznie wartość tej części otrzymanych przez pracownika świadczeń na pokrycie kosztów wyżywienia w podróży (bez względu na formę tego świadczenia), która nie przekracza wysokości diety z tytułu podróży służbowej.

Składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne
Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyłączono diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika. Zwolnienie następuje do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego).

W kwestii oskładkowania finansowanego przez pracodawcę wyżywienia pracownika, będącego w podróży służbowej ZUS wyjaśnił, że:
„(…)
rezygnacja przez pracodawcę z wypłacania diet i zapewnianie pracownikom bezpłatnego wyżywienia w okresie podróży służbowej nie oznacza, że w takiej sytuacji należności związane z wyżywieniem są w pełnej wysokości wyłączone z podstawy wymiaru składek.
Niezależnie od formy w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie podczas podróży służbowej, z podstawy wymiaru składek wyłączona jest tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach powołanego wyżej rozporządzenia.
Nadwyżka ponad kwotę diety obowiązującej w danym okresie powinna być wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji ubezpieczenie zdrowotne. (…)”.

Przykład
Pracownik (w wieku 32 lat) w dniu 16 czerwca 2020 r. odbył krajową podróż służbową, która trwała 20 godzin. W ramach tej podróży miał zapewniony nocleg ze śniadaniem.
Na fakturze wskazano:
usługa hotelowa:    185 zł
śniadanie:                  35 zł
Pracownikowi przysługuje pełna dieta w wysokości 30 zł, którą należy pomniejszyć o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, w postaci śniadania, tj. o 7,50 zł
(30 zł x 25%).

W związku z tym pracownik tytułem diety otrzyma: 22,50 zł (30 zł – 7,50 zł).
Na poczet kosztów wyżywienia wydatkowano kwotę:
57,50 zł (35 zł + 22,50 zł). Z tego kwotę w wysokości 27,50 zł (57,50 zł – 30 zł) należy zaliczyć do przychodu pracownika ze stosunku pracy, podlegającego opodatkowaniu
i składkowaniu.

Rozliczenie wynagrodzenia za miesiąc czerwiec 2020 r. wraz z rozliczeniem delegacji:
Pracownikowi przysługują:

• koszty uzyskania przychodów w podstawowej wysokości: 250 zł oraz
• kwota wolna od podatku w wysokości: 43,76 zł