Rozliczanie świadczeń z ZFŚS na liście płac

Jak prawidłowo rozliczyć przekazane pracownikom świadczenia finansowane z ZFŚS

Składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne:
Aby świadczenia finansowane z ZFŚS były zwolnione z oskładkowania należy mieć na uwadze generalną zasadę, wynikającą z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS w myśl której przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Oznacza to wykluczenie możliwości przyznawania wszystkim osobom uprawnionym świadczeń socjalnych w jednakowej wysokości.
Zachowanie powyższej zasady powoduje, iż świadczenia takie nie stanowią podstawy do ich oskładkowania.

Zaliczka na podatek dochodowy:
Wolne od podatku dochodowego są wartość otrzymanych przez pracownika, w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1 000 zł (w 2020 r. i 2021 r. limit zwolnienia wynosi: 2 000 zł), rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof).

Przykład
W miesiącu listopadzie 2020 r., ze względu na święta przypadające w danym roku kalendarzowym, pracownik (w wieku 38 lat) zwrócił się o pomoc finansową tytułem zwiększonych wydatków na ten cel. Na podstawie wniosku pracownika, pracodawca przyznał zapomogę finansową sfinansowaną z ZFŚS w wysokości: 550 zł, którą wypłacił pracownikowi, wraz z wynagrodzeniem za ten miesiąc: 2 750 zł w dniu 4 grudnia 2020 r..
Jest to pierwsze w danym roku kalendarzowym świadczenie dla pracownika sfinansowane ze środków ZFŚS. Pracownikowi przysługują koszty uzyskania przychodów w podwyższonej wysokości tj.: w wysokości: 300 zł oraz kwota wolna od podatku w wysokości: 43,76 zł.

Rozliczenie składkowo – podatkowe wynagrodzenia i zapomogi za miesiąc listopad 2020 r. (wypłaconej w grudniu)

Przyjmujemy, iż w miesiącu grudniu 2020 r. pracownik złożył wniosek o kolejną pomoc finansową z ZFŚS spełniając wszystkie warunki wynikające z obowiązującego u danego pracodawcy regulaminie ZFŚS. Wysokość dofinansowania wyniosła: 1 750 zł i zostanie pracownikowi wypłacona w dniu 21 grudnia 2020 r. Ponieważ jest to drugie świadczenie w danym roku kalendarzowym sfinansowanym z ZFŚS, pierwszym była zapomoga finansowa wypłacona pracownikowi w miesiącu grudniu 2020 r. w wysokości: 550 zł a wolna od podatku dochodowego jest wartość: 2 000 zł w związku z czym od nadwyżki tej kwoty potrącona zostanie pracownikowi zaliczka na podatek dochodowy: [2 000 zł – (550 zł +1 750 zł)] = 300 zł

Rozliczenie podatkowe pomocy wypłaconej pracownikowi w miesiącu grudniu 2020 r.:
ponieważ jest to druga wypłata w tym miesiącu, pracodawca nie może zastosować po raz drugi kosztów uzyskania oraz ulgi podatkowej.

Autor:
Jeżek Przemysław