Wyższy odpis na ZFŚS a koszt podatkowy

Interpretacja indywidualna KIS z 1 lipca 2025 r.

Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych  (Dz. U. z 2024 r. poz. 288), zwana dalej ustawą o ZFŚS. Pracodawca nieprowadzący działalności w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, dalej zwany pracodawcą spoza sfery budżetowej, może dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz (art. 4 ust. 1 ustawy o ZFŚS).

Interpretacja indywidualna Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 1 lipca 2025 r.
0111-KDIB1-3.4010.331.2025.1.DW
Koszty uzyskania przychodu z dodatkowych odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Stan faktyczny
Spółka, zgodnie z obowiązującymi przepisami, tworzy Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). W związku z sytuacją gospodarczą na rynku, ustaliła odpis podstawowy na poziomie niższym niż ustawowy. W celu zapewnienia realizacji celów Funduszu, Spółka zasiliła jego rachunek dodatkową wpłatą ze środków pochodzących z bieżącej działalności operacyjnej. Czy dodatkowy, zwiększony odpis (dodatkowe zasilenie rachunku Funduszu) pochodzący ze środków z bieżącej działalności operacyjnej Spółki będzie kosztem uzyskania przychodu?
Stanowisko organu
Organ podatkowy uznał stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe. Dodatkowy odpis, stanowiący zasilenie funduszu środkami z bieżącej działalności, jest kosztem uzyskania przychodu na takich samych zasadach jak odpisy podstawowe, pod warunkiem że środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów zostały wpłacone na rachunek Funduszu.
Podsumowanie
Spółka, zgodnie z obowiązującymi przepisami, może zaliczyć dodatkowe odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jako koszty uzyskania przychodu. Warunkiem jest, aby odpisy te obciążały koszty działalności pracodawcy oraz były wpłacone na wyodrębniony rachunek Funduszu. Organ podatkowy potwierdził prawidłowość takiego stanowiska, uznając, że dodatkowe zasilenie funduszu ze środków bieżącej działalności operacyjnej Spółki spełnia te warunki.
Uzasadnienie wydanej interpretacji. 
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.
Aby zatem wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:
wydatek musi być definitywnie poniesiony
wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodów, ewentualnie w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów
wydatek powinien mieć związek z działalnością gospodarczą podatnika
wydatek powinien być właściwie udokumentowany
wydatek nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Z ustawowej definicji kosztu podatkowego wynika, że warunki uznania konkretnego kosztu (wydatku) za koszt podatkowy muszą być spełnione równocześnie.
Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika; kosztem uzyskania przychodów są jednak:
a)
podstawowe odpisy i wpłaty na te fundusze, jeżeli obowiązek lub możliwość ich tworzenia w ciężar kosztów określają odrębne ustawy
b)
odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek Funduszu.
Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zasady gospodarowania środkami tego funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 
Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o ZFŚS:
odpisy i zwiększenia, o których mowa w art. 3-5 i 6a, oraz kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych, o których mowa w art. 3, obciążają koszty działalności pracodawcy.
W świetle powyższego, w przypadku odpisów i zwiększeń, które w rozumieniu przepisów o ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, może on zaliczyć je do kosztów podatkowych działalności. Z przytoczonego wyżej art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o CIT wynika, że odpisy i zwiększenia na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych mogą zostać uznane za koszt podatkowy w momencie ich naliczenia i faktycznego przekazania środków pieniężnych na wydzielony rachunek funduszu. Ustawa stawia więc tylko dwa warunki, które powinny być spełnione łącznie, aby uznać przedmiotowy odpis za koszt uzyskania przychodu:
1)
przepisy ustawy o ZFŚS powinny wprost określać, że dany odpis lub zwiększenie jest kosztem dla pracodawcy,
2)
środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów muszą być wpłacone na wyodrębniony rachunek funduszu.
Jak wynika z opisu sprawy, Spółka zatrudnia ponad 50 pracowników, wobec czego ma obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Działalność socjalna Spółki uregulowana jest przede wszystkim w Regulaminie ZFŚS. Ponadto, kwestie związane z odpisami, ich wysokością oraz innymi zasileniami Funduszu unormowane są w Regulaminie Wynagradzania. Oba dokumenty stanowią odrębne akty prawa wewnętrznego Spółki, zaakceptowane oraz podpisane przez Zarząd Spółki. Spółka postanowiła zgodnie z art. 4 ustawy o ZFŚS, o ustaleniu odpisu podstawowego na poziomie niższym niż ustawowy tj. aktualnie wynosi 28% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. W sytuacji, kiedy ustalony odpis podstawowy nie będzie wystarczający do wypełnienia celów przewidzianych przy tworzeniu ZFŚS, Spółka będzie go zasilać środkami pochodzącymi z bieżącej działalności. W dniu 3 grudnia 2024 r. Spółka zasiliła rachunek Funduszu dodatkową wpłatą ze środków pochodzących z bieżącej działalności operacyjnej Spółki. Kwota została zarachowana jako odpis zgodnie z ustawą o ZFŚS. Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia, czy dodatkowy, zwiększony odpis (dodatkowe zasilenie rachunku Funduszu) pochodzący ze środków z bieżącej działalności operacyjnej Spółki może być kosztem uzyskania przychodu. Przenosząc powyższe na grunt przepisów ustawy o CIT, wskazać należy, że aby odpis i zwiększenie na ZFŚS stanowił koszt uzyskania przychodów powinien on obciążać koszty działalności pracodawcy (w rozumieniu ustawy o ZFŚS) oraz zostać wpłacony na rachunek ZFŚS. Zatem, w analizowanej sprawie, ww. warunki zostały wypełnione. Tym samym, Państwa stanowisko, zgodnie z którym dodatkowy odpis, stanowiący zasilenie funduszu środkami z bieżącej działalności, jest kosztem uzyskania przychodu na takich samych zasadach, jak odpisy podstawowe, należało uznać za prawidłowe.