Zwrot kosztów w Podróży służbowej a przychód zwolniony z PIT

Interpretacje podatkowe

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
z 6 maja 2025 r. nr 0112-KDIL2-1.4011.279.2025.1.AK.
Zwrot kosztów opłat parkingowych i przejazdów drogami płatnymi w podróżach służbowych prywatnymi samochodami.
Pytanie wnioskodawcy.
Pracownicy Spółki odbywają podróże służbowe prywatnymi samochodami. Spółka zwraca im wydatki eksploatacyjne na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów („kilometrówki”). Spółka ma wątpliwości dotyczące zwrotu dodatkowych kosztów, takich jak opłaty za parkingi oraz przejazdy płatnymi drogami i autostradami.

1. Czy Spółka zwracając opłaty za parkingi i przejazdy drogami płatnymi pracownikowi używającemu prywatny samochód do celów służbowych, musi rozliczać te wydatki w ramach ewidencji przebiegu pojazdów („kilometrówki”)?
2. Czy zwrot tych dodatkowych kosztów stanowi dla pracowników przychód podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, zwalniający Spółkę z obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych?

Stanowisko organu

1. Zwrot opłat za parkingi i przejazdy płatnymi drogami ponoszonych w trakcie podróży służbowej prywatnym samochodem pracownika nie jest wliczany do kosztów zwracanych w postaci stawki za kilometr użytkowania samochodu prywatnego dla celów służbowych („kilometrówki”).
2. Zwrot pracownikom dodatkowych kosztów za opłaty parkingowe oraz przejazdy płatnymi drogami stanowi dla nich przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PIT, który podlega zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, co zwalnia Spółkę z obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych.

Spółka zwracając pracownikom opłaty za parkingi i przejazdy płatnymi drogami w ramach podróży służbowych prywatnymi samochodami nie musi rozliczać tych wydatków w ramach ewidencji przebiegu pojazdów („kilometrówki”). Zwrot tych kosztów stanowi przychód, który jednak podlega zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, zwalniając Spółkę z obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych. Organ podatkowy uznał stanowisko Spółki za prawidłowe.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
z 12 maja 2025 r. nr 0112-KDIL2-1.4011.275.2025.1.DJ.
Skutki podatkowe zwrotu kosztów za opłaty parkingowe i przejazdy płatnymi drogami w podróży służbowej.
Pytanie wnioskodawcy.
Spółka zawarła umowy z pracownikami na używanie prywatnych pojazdów do celów służbowych. Pracownicy odbywają podróże służbowe prywatnymi samochodami, ponosząc wydatki na paliwo, płyny eksploatacyjne, ubezpieczenie, przeglądy, mycie, opłaty parkingowe i autostradowe. Spółka zwraca te koszty na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów („kilometrówki”).

1. Czy zwrot opłat za parkingi i przejazdy drogami płatnymi, ponoszonych przez pracowników używających prywatne samochody do celów służbowych, powinien być rozliczany w ramach ewidencji przebiegu pojazdów („kilometrówki”)?
2. Czy zwrot tych kosztów stanowi dla pracowników przychód podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, co zwalnia Spółkę z obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych?

Stanowisko organu

1. Zwrot opłat za parkingi i przejazdy płatnymi drogami nie jest wliczany do kosztów rozliczanych w ramach „kilometrówki”.
2. Zwrot tych kosztów nie stanowi dla pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu, ponieważ podlega zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT. W związku z tym Spółka nie jest zobowiązana do obliczania, pobierania i odprowadzania podatku dochodowego od osób fizycznych.

Organ podatkowy uznał stanowisko Spółki za prawidłowe. Zwrot opłat za parkingi i przejazdy płatnymi drogami ponoszonych przez pracowników podczas podróży służbowych prywatnymi samochodami nie jest wliczany do „kilometrówki” i nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu. Koszty te podlegają zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, co zwalnia Spółkę z obowiązku obliczania, pobierania i odprowadzania podatku dochodowego od osób fizycznych.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
z 9 maja 2025 r. nr 0115-KDIT2.4011.160.2025.1.ENB
W przypadku gdy na wniosek pracownika wyrazili Państwo zgodę na przejazd w podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym o napędzie elektrycznym, otrzymany przez pracownika zwrot kosztów przejazdu w całości korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy PIT (nie jest ograniczony limitem). Gdy pracownicy odbywający podróż służbową w związku z uzasadnioną potrzebą korzystają z taksówek, to otrzymany zwrot poniesionych wydatków w udokumentowanej wysokości stanowi przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy. W takim przypadku uznać bowiem należy, że przedmiotowe koszty poniesione na przejazd taksówką mogą stanowić inne wydatki określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, wymienione w § 2 pkt 2 lit. d ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Oznacza to, że wypłacając – na rzecz pracownika będącego w podróży służbowej – należności z tytułu wykorzystywania prywatnego samochodu w podróży służbowej, jak też zwrot przejazdów taksówką w podróży służbowej – które to należności korzystają ze zwolnienia przedmiotowego – nie ciąży na Państwu w związku z wypłatą tych świadczeń obowiązek obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
z 9 maja 2025 r. nr 0112-KDIL2-1.4011.280.2025.2.MKA.
Zwrot kosztów za parkingi i przejazdy płatnymi drogami poniesionych przez pracowników w czasie podróży służbowej prywatnymi samochodami jako przychód pracowników podlegający zwolnieniu z- PIT
Pytanie wnioskodawcy.
Pracownicy Spółki odbywają podróże służbowe prywatnymi samochodami, na podstawie umów zawartych z pracodawcą o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych. Podróże te są związane z wyjazdami do klientów, dostawców, udziałem w targach, wydarzeniach branżowych i szkoleniach. Koszty podróży służbowych są rozliczane na podstawie dokumentu delegacji, obejmującego diety, zwrot kosztów za noclegi, koszty parkingów i przejazdów drogami płatnymi.

1. Czy zwrot opłat za parkingi i przejazdy drogami płatnymi ponoszonych przez pracowników w trakcie podróży służbowej prywatnym samochodem nie musi być rozliczany w ramach ewidencji przebiegu pojazdów (kilometrówki)?
2. Czy zwrot tych kosztów stanowi przychód pracowników podlegający zwolnieniu z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, a w konsekwencji Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych?

Stanowisko organu

1. Zwrot opłat za parkingi i przejazdy płatnymi drogami ponoszonych przez pracowników w trakcie podróży służbowej prywatnym samochodem nie jest wliczany do kosztów zwracanych w postaci stawki za kilometr użytkowania samochodu prywatnego dla celów służbowych (kilometrówki).
2. Zwrot tych kosztów stanowi przychód pracowników podlegający zwolnieniu z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, a w konsekwencji Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych.

Spółka zwraca pracownikom koszty opłat za parkingi oraz przejazdy płatnymi drogami i autostradami ponoszone w trakcie podróży służbowej prywatnymi samochodami. Zwrot tych kosztów nie jest wliczany do kilometrówki i stanowi przychód pracowników podlegający zwolnieniu z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT. Wnioskodawca nie jest zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych z tego tytułu.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
z 6 maja 2025 r. nr 0112-KDIL2-1.4011.223.2025.2.AK.
Skutki podatkowe zwrotu kosztów opłat parkingowych i przejazdów płatnymi drogami ponoszonych przez pracowników w podróżach służbowych. 
Pytanie wnioskodawcy.
Pracownicy Spółki często odbywają podróże służbowe prywatnymi samochodami, ponosząc różne wydatki związane z podróżą, takie jak opłaty za paliwo, płyny eksploatacyjne, ubezpieczenie, przeglądy, mycie, opłaty parkingowe i autostradowe. Spółka zwraca pracownikom wydatki eksploatacyjne na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów prywatnych (kilometrówki).

1. Czy zwrot opłat za parkingi i przejazdy drogami płatnymi ponoszonych przez pracowników w trakcie podróży służbowej prywatnymi samochodami powinien być rozliczany w ramach ewidencji przebiegu pojazdów (kilometrówki)?
2. Czy zwrot tych dodatkowych kosztów stanowi przychód pracownika podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, co zwalnia Spółkę z obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych?

Stanowisko organu

1. Zwrot opłat za parkingi i przejazdy drogami płatnymi ponoszonych przez pracowników w trakcie podróży służbowej prywatnymi samochodami nie jest wliczany do kosztów zwracanych w postaci stawki za kilometr użytkowania samochodu prywatnego dla celów służbowych (kilometrówki).
2. Zwrot tych wydatków stanowi przychód pracownika podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, co zwalnia Spółkę z obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych.

Organ podatkowy uznał stanowisko Spółki za prawidłowe. Zwrot opłat za parkingi i przejazdy drogami płatnymi ponoszonych przez pracowników w trakcie podróży służbowej prywatnymi samochodami nie musi być rozliczany w ramach kilometrówki. Ponadto, zwrot tych wydatków stanowi przychód pracownika podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, co zwalnia Spółkę z obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych.