Błędnie rozliczone świadczenie a korekta PIT

Korygowanie składek ZUS i zaliczki na podatek

Pytanie
# 58
W listopadzie 2024 r. wypłaciliśmy pracownikowi „zapomogę losową” w wysokości 2 500 zł ze środków obrotowych firmy. Zapomoga zwolniona została z opodatkowania i oskładkowania zgodnie z przepisami. Po przeprowadzonej w 2025 r. kontroli, urząd skarbowy uznał, że świadczenie pieniężne wypłacone pracownikowi błędnie zostało zakwalifikowane jako „zapomoga”. Uznano je jako świadczenie pieniężne nie podlegające zwolnieniu z opodatkowania. Pracodawca nie będzie odwoływał się od tej decyzji. Czy mamy obowiązek skorygować deklaracje ZUS i PIT  za 2024 r. ?
Odpowiedź:
Pracodawca ma obowiązek skorygować deklaracje do ZUS, informację PIT-11, deklarację PIT 4-R oraz zapłacić odsetki od nieterminowej wpłaty zaliczki na podatek dochodowy. 
Składki ZUS.
Podstawy wymiaru składek nie stanowią zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby (§ 2 ust. 1 pkt 22) Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). 
Zgodnie z powołanym przepisem, niezależnie od źródła finansowania (środki obrotowe, środki z ZFŚS), niezależnie od wysokości wskazane z przepisie zapomogi nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla pracownika (zleceniobiorcy również) jak i podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. 
Zaliczka na podatek dochodowy.
Wolne od podatku dochodowego są zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z funduszy związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości. Z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 6 000 zł (art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
W przypadku braku zakwalifikowania wypłaconego świadczenia jako zapomogi, należy jego wysokość opodatkować i oskładkować. Przepisy nie przewidują zwolnień podatkowo – składkowych dla tego rodzaju świadczeń.
Korekta deklaracji ZUS.
Pracodawca ma obowiązek skorygować dokumenty rozliczeniowe za 11.2024 r. W raporcie imiennym ZUS RCA należy wykazać wysokość świadczenia 2 500 zł jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne  i podstawę (po pomniejszeniu o składki) wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Po korekcie należy zapłacić zaległe składki w części finansowej po stronie pracownika i pracodawcy wraz z ewentualnymi odsetkami, jeżeli ich wysokość przekracza 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę (1% x 4666 zł = 46,66 zł). Jeżeli decyzją pracodawcy będzie zapłata za pracownika zaległych składek, nie powoduje ona uzyskania przychodu z innych źródeł dla pracownika (interpretacja ogólna Ministra Finansów z 30 marca 2023 r. nr DD3.8203.1.2023.).
Ważne
Z bieżącego wynagrodzenia za pracę, pracodawca, bez pisemnej zgody pracownika, nie może potrącić zaległych składek.
Korekta informacji i deklaracji PIT.
Pracodawca ma obowiązek skorygować informację PIT-11₍₂₉₎ za 2024 r. w części E wykazując w przychodach wartość świadczenia 2 500 zł (poz. 29 jeżeli pracownik ukończył 26 lat i nie osiągnął wieku emerytalnego). Nie koryguje się wysokości zaliczki na podatek dochodowy, składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Na podstawie korekty PIT-11, pracownik skoryguje swoją deklarację roczną PIT-37, zapłaci zaległy podatek wraz z należnymi odsetkami naliczonymi za okres od 1 maja do dnia zapłaty.
Pracodawca ma obowiązek skorygować deklarację PIT-4R₍₁₃₎ wykazując w niej wysokość należnej zaliczki na podatek dochodowy w poz. 32 wraz z wyjaśnieniem różnicy pomiędzy pobranym a wpłaconym podatkiem (część F1 deklaracji). Pracodawca ma obowiązek zapłacić odsetki od zaległości za okres od 21 grudnia 2024 r. do dnia zapłaty zaliczki przez pracownika.