Dodatek za rozłąkę i strawne dla pracownika Oddelegowanego i Kierowcy

Świadczenie zwolnione z oskładkowania

DODATEK ZA ROZŁĄKĘ I STRAWNE

Oskładkowanie świadczeń

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwane dalej rozporządzeniem składkowym. Podstawę wymiaru składek stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PDOF, osiągany przez pracowników z zastrzeżeniem art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej dalej „ustawą o sus”, oraz § 2 rozporządzenia składkowego w którym wskazano 30 świadczeń nie stanowiących podstawy wymiaru składek.
Przepisy § 1 – 4 rozporządzenia składkowego stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek:
1)
osób wykonujących pracę nakładczą
2)
funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej
3)
osób wykonujących odpłatnie pracę w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania na podstawie skierowania do pracy (§ 5 rozporządzenia składkowego.

Przepisy § 2 – 4 rozporządzenia składkowego stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek:
1)
członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych
2)
osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia
3)
członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji.

Podstawy wymiaru składek nie stanowi dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne (pokrycie kosztów wyżywienia) do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (§ 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia).

PRACOWNIK ODDELEGOWANY DO PRACY ZA GRANICĘ

Interpretacja indywidualna ZUS z 15 stycznia 2024 r. znak DI/200000/43/4/2024
Dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom świadczącym czasowo pracę w ramach oddelegowania poza granicami kraju spełnia przesłanki wynikające z § 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia składkowego dla wyłączenia go z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Opis zdarzenia
Spółka prowadząca działalność w sektorze usług, w oparciu o podpisane kontrakty świadczy usługi m.in. na terenie Niemiec. W celu realizacji tych umów przedsiębiorca wysyła pracowników, którzy na podstawie art. 12 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE L 2004.166.1) w okresie zatrudnienia w Niemczech pozostają w polskim systemie ubezpieczeń społecznych. Przedsiębiorca zamierza wypłacać poszczególnym pracownikom dodatek za rozłąkę. Jest to rodzaj rekompensaty dla pracownika za zmniejszenie kontaktu z najbliższymi, co jest wynikiem konieczności pracy w odległych miejscach. Spółka nie rozważa wypłaty dodatku za rozłąkę osobom zamieszkującym w strefie przygranicznej, którzy do pracy dojeżdżają codziennie z Polski i po jej zakończeniu wracają do domu. Świadczenie to ma być wypłacane wyłącznie tym pracownikom, których geograficzna odległość oraz logistyka nie pozawala na powrót do domu po zakończonej pracy. W zawartych z pracownikami umowach o pracę miejsce pracy zostało określone jako siedziba spółki oraz budowy według wskazań pracodawcy. W momencie oddelegowania pracownika na konkretną budowę poza granice kraju, sporządzany jest aneks do umowy o pracę ze wskazaniem miejsca pracy na konkretny adres inwestycji. Dodatek za rozłąkę będzie wypłacany do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Będzie stanowił dla pracowników przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w ustawie o PDOF.
Stanowisko ZUS
Aby skorzystać z wyłączenia przewidzianego wskazanym powyżej przepisem, konieczne jest przeniesienie pracownika poza miejsce wykonywania przez niego pracy, które oznaczone jest w zawartej z nim umowie o pracę. Przeniesienie to, które zwyczajowo następuje w ramach porozumienia pracownika z pracodawcą, musi mieć charakter tymczasowy (czasowy). Zatem, płatnik nie odprowadza składek na ubezpieczenia społeczne pod warunkiem, że faktycznie nastąpiła rozłąka pracownika z rodziną z powodu pracy poza stałym miejscem pracy lub stałym miejscem zamieszkania. Nie dotyczy to przypadku, gdy płatnik przeniósł czasowo pracownika do pracy poza stałym miejscem pracy, ale w miejscu jego zamieszkania. Dodatkowo przepis wskazuje limit wyłączenia z podstawy wymiaru składek, tj. do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Ww. określone zostało w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (…) w § 7 ust. 1, który brzmi: dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.
W ocenie Zakładu spełnione zostały przesłanki wynikające z § 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe do wyłączenia świadczenia w postaci dodatku za rozłąkę wypłacanego pracownikom świadczącym czasowo pracę w ramach oddelegowania poza granicami kraju, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Powyższe świadczenie będzie również wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, bowiem zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (…), do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób.

KIEROWCA W PRZEWOZACH MIĘDZYNARODOWYCH

Pismo z dnia 30 kwietnia 2025 r. Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych DI/100000/43/368/2025
Wnioskodawca w treści wniosku wskazał, że jest firmą prowadzącą działalność transportową w zakresie przewozów krajowych oraz przewozów międzynarodowych. W oparciu o stałe kontrakty zagraniczne oraz zlecenia z giełdy transportowej przewoźnik świadczy w dużej mierze usługi na terytorium krajów Unii Europejskiej, a także poza Wspólnotą. W celu realizacji zleceń pracodawca deleguje swoich pracowników, którzy na podstawie art. 13 ust. 1 Rozporządzenia WE 883/2004 w czasie delegowania za granicę pozostają w polskim systemie ubezpieczeń społecznych.
Pracodawca chciałby wprowadzić w przedsiębiorstwie regulamin wynagradzania/zarządzenie dla pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy czasowo przeniesionych zagranicę w ramach realizacji przewozów międzynarodowych, który/które zawierałby/zawierałoby zapisy dotyczące dwóch odrębnych świadczeń dla wskazanych osób. Tymi świadczeniami są: dodatek za rozłąkę (tzw. rozłąkowe) oraz strawne (dodatek za wyżywienie, którego koszty w związku z brakiem diety są po stronie pracownika).
Wysokość dodatku za rozłąkę, za każdy dzień czasowego przeniesienia wynikającego z delegowania kierowcy poza miejsce zamieszkania, miejsce pracy określone w umowie o pracę oraz obszar kraju, wynosiłoby 100% dobowej stawki diety określonej w przepisach w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, w myśl Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej tj. aktualnie 45 złotych za każdą rozpoczętą dobę wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych. W związku z czasowym przeniesieniem za granicę kierowców delegowanych w ramach międzynarodowych przewozów drogowych pracownikom tym na zasadach określonych w obowiązującym regulaminie wynagradzania/zarządzeniu przysługiwałoby również strawne – dodatek na wyżywienie w ramach delegowania.
Wysokość dodatku na wyżywienie – strawnego, za każdy dzień wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych wynikających z czasowego przeniesienia w ramach delegowania poza miejsce zamieszkania, miejsce wykonywania pracy określone w umowie o pracę oraz obszar kraju, wynosić będzie (jak w przypadku rozłąkowego) 100% dobowej stawki diety określonej w przepisach w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju tj. również 45 złotych za każdą rozpoczętą dobę wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych.
Rozłąkowe oraz strawne byłyby wypłacane w okresach miesięcznych wraz z wynagrodzeniem za pracę i stanowiłyby elementy wynagrodzenia za pracę, tym samym będąc przychodem w rozumieniu ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. W opinii pracodawcy konieczne stało się skierowanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pytania czy można wyłączyć z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe określony w Regulaminie wynagradzania/zarządzeniu dodatku za rozłąkę oraz stawne.
Stanowisko ZUS.
Aby skorzystać z wyłączenia przewidzianego wskazanym powyżej przepisem konieczne jest przeniesienie pracownika poza miejsce wykonywania przez niego pracy, które oznaczone jest w zawartej z nim umowie o pracę. Przeniesienie to, następuje zwyczajowo w ramach porozumienia pracownika z pracodawcą i musi mieć charakter tymczasowy (czasowy). Zatem, płatnik nie odprowadza składek na ubezpieczenia społeczne pod warunkiem, że faktycznie nastąpiła rozłąka pracownika z rodziną z powodu pracy poza stałym miejscem pracy lub stałym miejscem pracy lub stałym miejscem zamieszkania. Dodatkowo przepis wskazuje limit wyłączenia z podstawy wymiaru składek.
Podróż oraz wykonywanie pracy w różnych miejscach, a także wynikająca z tego faktu rozłąka z rodziną, nie stanowi w przypadku kierowców zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych, zwłaszcza w przypadku przewozów międzynarodowych. W konsekwencji powyższego należy stwierdzić, że dodatek za rozłąkę oraz strawne w sytuacji opisanej we wniosku, będą stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Opodatkowanie świadczeń