Premia regulaminowa nie pomniejszana za czas urlopu wypoczynkowego

Ekspert ds. Rozliczania Wynagrodzeń i Benefitów

Rozpoczęcie kursu 7 października 2025 r.
Lekcja czwarta
Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje taka wysokość wynagrodzenia, jaką by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia, mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy

Powyższe wynika z art. 172 K.p. ustawy Kodeks pracy, zwana dalej k.p. Jeżeli pracodawca na podstawie odrębnych przepisów jest obowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu, pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie przewidziane w art. 172 k.p. lub ekwiwalent pieniężny, o którym mowa w art. 171 k.p. Jeżeli świadczenie pieniężne za czas urlopu jest niższe od wynagrodzenia przewidzianego w art. 172 lub od ekwiwalentu pieniężnego, pracodawca jest obowiązany wypłacić kwotę stanowiącą różnicę między tymi należnościami (art. 172¹ § 1–2 K.p.).
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 08.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14), zwane dalej rozporządzeniem urlopowym.
Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy w łącznej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości zmiennych składników wynagrodzenia mogą być one uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nie przekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 8 pkt 1-3 rozporządzenia urlopowego i art. 172 K.p.).
Do grupy tych składników można zaliczyć m.in.: 

• wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową lub prowizyjną
• premia jako procentowa do określonej wysokości od wynagrodzenia np. do 25% wynagrodzenia zasadniczego
• premia regulaminowa ustalana jako % od zmiennej wartości świadczenia np. 5% prowizji od sprzedaży towaru (wysokość sprzedaży różna w każdym miesiącu)
• wynagrodzenie za pracę w porze nocnej
• dodatki za pracę na III zmianie
• wynagrodzenie za pełnione dyżury
• wynagrodzenie za pracę godzinach nadliczbowych (nawet jeśli nadgodziny występują nieregularnie lub sporadycznie).

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy ze zmiennych składników oblicza się dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu (§ 9 ww. rozporządzenia urlopowego).

Premia regulaminowa nie pomniejszana za dni urlopu wypoczynkowego

Premia regulaminowa (w zmiennej wysokości) przysługująca pracownikom działu sprzedaży, nie jest wprost uzależniona od wyników pracy konkretnego pracownika lecz uzależniona od wyników finansowych firmy, przyznawana w wysokości do 35 % płacy zasadniczej (zmienny składnik wynagrodzenia). Jeden z pracowników przebywał 10 dni (80 h) na urlopie wypoczynkowym w sierpniu 2025 r. i za ten miesiąc otrzymał, tak jak pozostali pracownicy,  premię regulaminową w wysokości 30 % płacy zasadniczej. Pomimo, iż premia regulaminowa jest zmiennym składnikiem wynagrodzenia, nie powinna być wliczana do podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, gdyż stało by to w sprzeczności z art. 172 K.p. Przyjęcie do podstawy premii, wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego spowoduje, że pracownik otrzyma wynagrodzenie wyższe, niż to które by otrzymał gdyby w tym czasie wykonywał pracę.

W odpowiedzi Państwowa Inspekcja Pracy wskazała, że za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Wynika to wprost z treści art. 172 ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.). Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy”. Wykorzystanie przez pracownika urlopu wypoczynkowego nie powinno, w świetle brzmienia ww. przepisu, powodować skutek w postaci wyższego wynagrodzenia niż „zwykłe”, za miesiąc przepracowany. Zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1977 r. nr 2, poz. 14 ze zm.) zasady obliczania wynagrodzenia urlopowego oraz ekwiwalentu za urlop są tak skonstruowane by odpowiadał on w przybliżeniu wynagrodzeniu za pracę. Do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego oraz ekwiwalentu przyjmowane są zmienne składniki wynagrodzenia, ale tylko takie, które obowiązują w okresie korzystania z urlopu czy nabycia prawa do ekwiwalentu, lecz nie przysługują za okres urlopu. Wynagrodzenie urlopowe mają uzupełnić pracownikowi wynagrodzenie, do którego nie zachowuje prawa bo nie świadczy w tym czasie pracy. Jeżeli zatem określone w wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy  zasady przyznawania premii zostały tak ustalone, że nie jest ona zmniejszana za czas urlopu (czyli z punktu widzenia nabycia przez pracownika prawa do premii nie ma znaczenia fakt, że pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego), premia nie jest powiązana ściśle z faktycznym wykonywaniem obowiązków, to wydaje się, że zasadny jest wniosek, iż nie powinna być włączana do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Przyjmowanie premii skutkowałoby podwójnym wynagradzaniem pracownika za czas urlopu, raz poprzez wypłatę pełnej premii również za czas urlopu i drugi raz poprzez wypłatę urlopowego zawierającego tę premię. Pozwala to sformułować wniosek, że nie wypełnia to celu przepisu – czyli to, że pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Należy w tym miejscu przywołać jako wskazówkę interpretacyjną wyrok Sądu Najwyższego z 5.07.2007 r., III PK 20/07. Sąd Najwyższy zajął stanowisko, zgodnie z którym: (…) wykładnia przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop odnoszących się do ekwiwalentu za urlop (§ 14-18) powinna uwzględniać regułę, że za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 KP). W konsekwencji, zasadne jest, w świetle interpretacji zawartej w ww. uzasadnieniu, w razie wątpliwości co do stosowania przepisów rozporządzenia, przyjęcie zasady dokonywania ustalenia wysokości wynagrodzenia w taki sposób który pozwoli uzyskać kwotę  jak najbardziej zbliżoną do wysokości wynagrodzenia jakie pracownik otrzymałby gdyby w tym czasie pracował (…).