Uzupełnianie zmiennych składników – stanowisko ZUS

Podstawa wymiaru świadczeń chorobowych

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych takie składniki wynagrodzenia jak premie, nagrody i inne, przysługujące za okresy miesięczne, kwartalne, roczne, półroczne i inne, które zgodnie z przepisami o wynagradzaniu obowiązującymi u danego pracodawcy są pomniejszane w związku z absencją chorobową w sposób:
proporcjonalny:
uwzględnia się w podstawie wymiaru tych świadczeń po uprzednim ich uzupełnieniu
inny niż proporcjonalny np. kwotowo lub procentowo:
uwzględnia się w podstawie wymiaru tych świadczeń w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełnienia.
Składniki wynagrodzenia, pomniejszane na podstawie przepisów płacowych za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ale nie w sposób proporcjonalny do okresu tej nieobecności, podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznej, bez uzupełniania. Zasada ta ma zastosowanie także w przypadku gdy przepisy płacowe nie zawierają wyraźnych postanowień o sposobie zmniejszania wysokości składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku, a pracownik nie zachowuje prawa do tego składnika za okres pobierania zasiłku (pkt 314 komentarza do ustawy – ostatnia aktualizacja sierpień 2023 r.).

Ważne
O proporcjonalnym zmniejszaniu składnika można mówić wówczas, gdy jego wysokość jest pomniejszana za każdy dzień orzeczonej niezdolności do pracy bez względu na to czy przypada ona na dni robocze, czy wolne od pracy.

Pomniejszenie proporcjonalne to m. in.: procentowe naliczenie premii od pomniejszonego proporcjonalnie wynagrodzenia zasadniczego za czas choroby (zapis o takim naliczaniu premii musi wynikać z przepisów płacowych obowiązujących u danego pracodawcy aby premia została uzupełniona).

Metoda uzupełniania (po spełnieniu powyższych warunków) zmiennych składników przedstawiona została przez ZUS w pkt 286 komentarza do ustawy zasiłkowej, zgodnie z którą:
wynagrodzenie miesięczne zmienne, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc, ustala się:
1.
poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni, w których zostało ono osiągnięte i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu, jeżeli przepracował choćby jeden dzień
2.
przyjmując kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku w zakładzie pracy, w którym przysługuje zasiłek chorobowy, jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia.

Na szkoleniach, prezentowaliśmy niezmiennie stanowisko, zgodnie z którym zasada uzupełniania zmiennych składników wynagrodzenia wskazana w punkcie 286 komentarza do ustawy zasiłkowej powinna mieć zastosowanie tylko do takich składników dla których nie jest znana „wartość wyjściowa” np. wynagrodzenie akordowe lub prowizyjne, jeżeli składniki te stanowią podstawowe wynagrodzenie za pracę wynikające z umowy o pracę (wynagrodzenie zasadnicze). W innym przypadku doszłoby do zawyżenia podstawy.

www.gofin.pl:
W praktyce funkcjonują dwa poglądy w kwestii uzupełniania dla celów zasiłkowych np. zmiennej premii procentowej ustalanej od wynagrodzenia za czas faktycznie przepracowany.
Pierwszy zakłada potraktowanie takiej premii jak składnika stałego, czyli przy uzupełnianiu przyjmuje się kwotę premii obliczoną w wysokości przyznanego procenta od wynagrodzenia określonego w umowie o pracę.
Drugi natomiast opowiada się za uzupełnieniem premii tak jak składnika zmiennego, tj. poprzez podzielenie uzyskanej kwoty premii przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni obowiązujących do przepracowania w danym miesiącu.
W związku z wątpliwościami, wydawnictwo GOFIN www.gofin.pl zwróciło się z zapytaniem do ZUS.

ZUS w odpowiedzi z 25 kwietnia 2025 r. wskazał, że:
(…) skoro pełna wysokość dodatkowego składnika wynagrodzenia jest znana, jest to 940 zł (4 700 zł x 20%), zatem uznać należy, że uzupełnienie tego składnika wynagrodzenia polega na przyjęciu pełnej jego kwoty, którą pracownik otrzymałby, gdyby przepracował cały miesiąc, zgodnie z zasadą uzupełnienia wynagrodzenia określoną w art. 37 ust. 2 pkt 1 ustawy zasiłkowej. Uzupełnienie wynagrodzenia pracownika według zasady określonej w art. 37 ust. 2 pkt 2 ustawy zasiłkowej miałoby miejsce, gdyby kwota premii, którą pracownik miałby otrzymać za przepracowanie pełnego miesiąca nie była znana.

PRZYKŁAD 1
Pracownik wynagradzany stałą miesięczną stawką wynagrodzenia w wysokości 4 900 zł, ma prawo do premii regulaminowej w wysokości do 15 % wynagrodzenia z umowy o pracę (do 15% oznacza, że premia jest składnikiem zmiennym). W styczniu 2025 r. pracownik przez 4 dni był nieobecny w pracy z powodu choroby i za ten miesiąc otrzymał:
wynagrodzenie za pracę:
4 246,68 zł
wynagrodzenie chorobowe:
518,64 zł
oraz premię 637 zł obliczoną w następujący sposób:
4 900 zł x 15 % (wysokość % premii przyznanej w styczniu) = 735 zł
735 zł : 30 dni = 24,50 zł
24,50 zł x 4 dni choroby = 98 zł
735 zł –  98 zł = 637 zł.
Ponownie pracownik chorował przez 5 dni w maju 2025 r. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od maja 2024 r. do kwietnia 2025 r., przy czym wynagrodzenie za styczeń 2025 r. należało przyjąć po uzupełnieniu. Wynagrodzenie za styczeń zostało przyjęte do podstawy wymiaru w wysokości 3 865,79 zł, zgodnie z wyliczeniem 4 900 zł (uzupełnione wynagrodzenie za pracę) + 735 zł (uzupełniona premia) = 5 635 zł.
[5 635 zł (5 635 zł x 13,71%)] = 5 635 zł – 772,56 zł = 4 862,44 zł.

ZUS w powołanym wyżej stanowisku uznał, że:
(…) jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie składające się ze składników stałych i zmiennych, które podlegają uzupełnieniu, a w miesiącu, z którego wynagrodzenie wymaga uzupełnienia, pracownik otrzymał wynagrodzenie za dni pracy oraz wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wówczas całość wynagrodzenia, w tym także składniki stałe, traktuje się przy uzupełnianiu wynagrodzenia jako składniki zmienne. 

PRZYKŁAD 2
Pracownik wynagradzany stałą stawką miesięcznego wynagrodzenia 5 850 zł ma prawo do zmiennej premii regulaminowej pomniejszanej proporcjonalnie do dni niezdolności do pracy (zapis taki wynika z regulaminu wynagradzania).
W kwietniu 2025 r. pracownik:
5 dni roboczych chorował, za które nabył prawo do wynagrodzenia chorobowego
2 dni korzystał z urlopu wypoczynkowego.
Wynagrodzenie za ten miesiąc wyniosło:
wynagrodzenie za pracę z uwzględnieniem dni urlopu wypoczynkowego:
4 875 zł
zmienne urlopowe rozliczone z wypłaconej premii w okresie 3 miesięcy:
128,52 zł
wynagrodzenie za nadgodziny i dodatek za pracę w nocy:
475,60 zł
zmienna premia regulaminowa:
750 zł
rozliczona z kwoty jaką by pracownik uzyskał gdyby nie chorował:
900 zł : 30 dni x 5 dni choroby = 150 zł
900 zł – 150 zł = 750 zł.
Jeżeli wynagrodzenie pracownika składa się ze składników stałych i zmiennych, zmniejszanych proporcjonalnie do okresu nieobecności w pracy, a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, pracownik otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wówczas całość wynagrodzenia, w tym także składniki stałe, należy przy uzupełnianiu potraktować jako składniki zmienne (pkt 289 komentarza do ustawy).
W kwietniu z obowiązujących 21 dni, pracownik przepracował 16 (wraz z dniami urlopu wypoczynkowego).
Uzupełnione wynagrodzenie za ten miesiąc wliczone do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego wyniosło:
4 875 zł + 128,52 zł + 750 zł = 5 753,52 zł
5 753,52 zł : 16 dni x 21 dni = 7 551,50 zł.
7 551,50 zł + 475,60 zł (nadgodziny i nocne w kwocie faktycznie wypłaconej) = 8 027,10 zł
[8 027,10 zł – (8 027,10 zł – 13,71%)] = 8 027,10 zł – 1 100,52 zł = 6 926,58 zł.

Ważne
Pomimo tego, że znana jest wyjściowa kwota premii 900 zł, która została pomniejszona proporcjonalnie, to zdaniem ZUS powinna zostać uzupełniona do dni roboczych jak w powyższym przykładzie.

Ważne
Stanowisko ZUS z 25 kwietnia 2025 r. nie pokrywa się tym samym z zasadą uzupełniania podstawy wymiaru świadczeń chorobowych, jeżeli w miesiącu pracownik korzystał ze zwolnienia tytułem działania „siły wyższej” przedstawioną w przykładzie IV (stanowisko ZUS siła wyższa z 19 września 2024 r. https://www.zus.pl/-/„siła-wyższa-zasady-uzupełnienia-wynagrodzenia-pracownika?p_l_back_url=%2Fwyniki-wyszukiwania%3Fquery%3Dsi%25C5%2582a%2Bwy%25C5%25BCsza%26dateFrom%3D%26dateTo%3D)
w którym ZUS pomimo znanej wyjściowej wartości premii potraktował ją dla celów zasiłkowych jako składnik zmienny. 

O wątpliwościach tych pisaliśmy w artykule z dnia 29 maja 2025 r. https://www.hrkadryiplace.pl/sila-wyzsza-w-podstawie-wymiaru-zasilku-chorobowego/