Ekwiwalent za urlop przy krótkotrwałym zatrudnieniu

Stanowisko PIP i Ministerstwa Pracy

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 08.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14), zwane dalej rozporządzeniem urlopowym.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy bierze się pod uwagę zarówno składniki o charakterze stałym jak i zmiennym. W przypadku stałych składników wynagrodzenia, gdy pracownik nie przepracował pełnego okresu z którego ustalana jest podstawa, przyjmuje się je w wysokości należnej z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 15 rozporządzenia). 
HR Kadry i Płace – Jeżek Przemysław wystąpiło z zapytaniem do PIP i Ministerstwa Pracy o zajęcie stanowiska w kwestii prawidłowego ustalenie podstawy do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przy krótkotrwałym zatrudnieniu. 15 kwietnia zatrudniono pracownika na okres próbny do 14 lipca. Z pracownikiem nie będzie kontynuowane zatrudnienie. Pracownik obok stałego miesięcznego wynagrodzenia otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia nadgodziny, dodatek nocny, zmienną premię regulaminową. Wynagrodzenie wypłacane jest na ostatni dzień miesiąca kalendarzowego. Zmienne składniki przyjęte zostaną do podstawy, jako faktycznie wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu w wysokości przeciętnej: wypłacone odpowiednio 30 czerwca, 31 maja i 30 kwietnia.

Wątpliwość dotyczy przyjęcia do podstawy wynagrodzenia należnego i wypłaconego pracownikowi
w miesiącu kwietniu jako niepełnego miesiąca zatrudnienia.

Zgodnie z § 16 rozporządzenia urlopowego.
Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu (z którego ustala się wynagrodzenie do wypłaty ekwiwalentu) wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy
(§ 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Jest to tzw. dopełnienie, które stosuje się, gdy z przyczyn m.in. choroby, pracownik nie przepracował wszystkich dni, które były do przepracowania zgodnie z przyjętym rozkładem czasem pracy. W rozpatrywanym przykładzie taki „normalny czas” go nie obejmował, gdyż nie był jeszcze pracownikiem. Z drugiej strony rozporządzenie urlopowe nie pozwala na pominięcie wynagrodzenia z niepełnych miesięcy pracy, co wynika z § 11 ust. 2 w związku z § 16 ust. 3 rozporządzenia urlopowego.

Czy w związku z powyższym wynagrodzenie za miesiąc kwiecień powinno zostać przyjęte do podstawy po uzupełnieniu ? czy jednak powinniśmy ten miesiąc pominąć i przyjąć do podstawy tylko maj i czerwiec dzieląc podstawę przez 2 miesiące ?
Zarówno PIP jak i Ministerstwo Pracy uznało, że przepisy ww. rozporządzenia istotnie nie zawierają regulują odnoszącej się wprost do sytuacji zatrudnienia pracownika w trakcie miesiąca kalendarzowego, natomiast brak jest podstaw do pominięcia wynagrodzenia z „niepełnego” miesiąca zatrudnienia, z uwagi na treść § 11 ust 2 w związku z § 16 ust 3 ww. rozporządzenia.

Jak ustalić podstawę do ekwiwalentu, gdy wynagrodzenie wypłacane jest 10 dnia następnego miesiąca kalendarzowego ? Taki termin wypłaty wynagrodzenia powoduje, iż w miesiącu poprzedzającym miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu pracownikowi zmiennych składników wynagrodzenia nie wypłacono.

Powyższą wątpliwość rozstrzygnąć można na bazie wyroku Sądu Najwyższego z 5 lipca 2007 r. III PK 20/07 w którym czytamy, że:
(…) wykładnia przepisów rozporządzenia MPiPS z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop odnoszących się do ekwiwalentu za urlop (§ 14-18) powinna uwzględniać regułę, że za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 k.p.) (…).
Zgodnie z powyższym wyrokiem SN należy uznać, że pomimo nie wypłacenia (w związku z terminem wypłaty wynagrodzenia) zmiennych składników wynagrodzenia należnych za ten miesiąc, pracodawca ustalając podstawę do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, powinien składniki te wliczyć do podstawy.

Przykład
Pracownik wynagradzany stałą stawką miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 5 500 zł, był zatrudniony od 15 lipca do 14 sierpnia 2025 r. (rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron), w pełnym wymiarze czasu pracy, system podstawowym, praca od poniedziałku do piątku. Wypłata wynagrodzenia następuje 8 dnia następnego miesiąca kalendarzowego.
Za lipiec w którym pracownik przepracował 13 dni, otrzymał 8 sierpnia:
wynagrodzenie zasadnicze w wysokości:
3 108,80 zł
wynagrodzenie za nadgodziny w wysokości:
896,70 zł
dodatek za pracę w porze nocnej w wysokości:
101,40 zł.
Łącznie wynagrodzenie:
4 106,90 zł (3 108,80 zł + 896,70 zł + 101,40 zł).
Do ustalenia wysokości ekwiwalentu należy przyjąć:
faktycznie wypłacone zmienne składniki wynagrodzenia za lipiec (miesiąc poprzedzający miesiąc rozwiązania umowy). Nawiązanie stosunku pracy nastąpiło w trakcie miesiąca kalendarzowego. Wypłacone wynagrodzenie należało uzupełnić do pełnego miesiąca. W lipcu liczba dni przepracowanych 13, do przepracowania 23 dni.
[998,10 zł (896,70 zł + 101,40 zł) : 13 dni] = 76,78 zł
76,78 zł x 23 dni = 1 765,94 zł.
Stawka godzinowa ekwiwalentu:
[(5 500 zł + 1 765,94 zł) : 20,75] = 350,17 zł
350,17 zł : 8 h = 43,77 zł.