Przepisy prawne:
1.
Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288), zwana dalej ZFŚS.
2.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 09.03.2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r. nr 43, poz. 349).
Odpisy na ZFŚS w 2024 r.
Wysokość odpisu dla pracowników niebędących nauczycielami naliczana jest w oparciu o art. 5 ustawy o ZFŚS.
Odpis podstawowy na jednego zatrudnionego wynosi 37,5%:
przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.
Odpis podstawowy na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, dalej wykonującego prace szczególne wynosi 50%:
przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa wyżej.
Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi:
w pierwszym roku nauki 5%
w drugim roku nauki 6%
w trzecim roku nauki 7%
przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli było wyższe.
Ustawa umożliwia dokonanie odpisów fakultatywnych zwiększających fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego:
zatrudnionego pracownika posiadającego:
znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności
emeryta i rencistę:
nad którym pracodawca sprawuje opiekę socjalną.
Powyższych przepisów nie stosuje się do:
1.
szkół wyższych działających na podstawie przepisów o szkolnictwie wyższym
2.
szkół i placówek objętych systemem oświaty w stosunku do nauczycieli podlegających przepisom Karty Nauczyciela.
Możliwość dalszego zwiększenia Funduszu wprowadziła ustawa z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3. Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu mogą zwiększyć Fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, będącego podstawą naliczenia odpisu podstawowego, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego (art. 5 ust. 5a ustawy o ZFŚS).
Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych określono w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS. Podstawę naliczania odpisu, stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy – po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (§ 1 rozporządzenia). Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.
Sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na ZFŚS na niepełny rok kalendarzowy (§ 3 rozporządzenia).
W przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się pracowników, a więc osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę (m.in. umowy na okres próbny, czas określony, nieokreślony) powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, jak również pracowników przebywających na urlopach wychowawczych, macierzyńskich i bezpłatnych, osób przebywających na długotrwałym zwolnieniu lekarskim, osoby pobierające świadczenia rehabilitacyjne. Art. 5 ustawy o ZFŚS ustala bezpośrednio wysokość odpisu na każdego zatrudnionego pracownika młodocianego (w wysokości zależnej od aktualnego roku nauki), stąd nie uwzględnia się tych pracowników w przeciętnej liczbie zatrudnionych. Rozporządzenie ani ustawa o ZFŚS nie precyzują, w jaki sposób dokonać obliczenia przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. W praktyce stosuje się metody opisane w objaśnieniach do druku Z-06 (wzór formularza sprawozdawczego).
W przeciętnej liczbie zatrudnionych:
uwzględnia się:
wszystkich pracowników, czyli pozostających w stosunku pracy na podstawie każdego rodzaju umowy o pracę (na czas nieokreślony, określony, próbny), bez względu na wymiar czasu pracy, spółdzielczej umowy o pracę, wyboru, powołania, mianowania
nie uwzględnia się:
pracowników młodocianych, mimo że odpis jest na nich naliczany, emerytów i rencistów – byłych pracowników, nawet jeśli pracodawca przyznał im prawo korzystania ze świadczeń socjalnych i w efekcie zwiększa Fundusz, oraz osób, które realizują umowy cywilnoprawne.
Wszystkie odpisy i zwiększenia (w tym na osoby niepełnosprawne oraz na emerytów i rencistów) stanowią jeden Fundusz (art. 5 ust. 8a ustawy).
Zapamiętaj
Pracodawca nieprowadzący działalności w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, dalej zwany pracodawcą spoza sfery budżetowej, może dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz.
Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń pracodawca jest zobowiązany przekazać na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września, z tym że w terminie do 31 maja powinien przekazać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych.
Odpis podstawowy na jednego pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach:
w 2024 r.:
2 417,14 zł (6 445,71 zł × 37,5%).
Wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze (w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych) wynosi:
w 2024 r.:
3 222,86 zł (6 445,71 zł × 50%).
Przykład
Pracodawca zatrudnia w normalnych warunkach pracy 215 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, 22 pracowników na 1/2 etatu oraz 50 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy w warunkach szczególnych.
Odpis w 2024 r. wyniósł:
[(215 x 1 etat) + (22 pracowników x 1/2 etatu)]
215 + 11 = 226 x 2 417,14 zł = 546 273,64 zł
50 pracowników x 1 etat x 3 222,86 zł = 161 143 zł
546 273,64 zł + 161 143 zł = 707 416,64 zł.
Do końca maja 2024 r. pracodawca przekaże na rachunek funduszu:
707 416,64 zł x 75% = 530 562,48 zł.
Do 30 września 2024 r. pozostałą kwotę odpisu:
707 416,64 zł – 530 562,48 zł = 176 854,16 zł.
Odpis na jednego pracownika młodocianego w 2024 r.:
I rok nauki 5% z 6 445,71 zł:
322,29 zł
II rok nauki 6% z 6 445,71 zł:
386,74 zł
III rok nauki 7% z 6 445,71 zł:
451,20 zł.
Zwiększenia fakultatywne (uznaniowe):
na każdą osobę zatrudnioną, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności:
6,25% z 6 445,71 zł:
402,86 zł
na każdego emeryta i rencistę, nad którym zakład sprawuje opiekę:
6,25% z 6 445,71 zł:
402,86 zł
na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego:
7,50% z 6 445,71 zł:
483,43 zł.
Korekta odpisu – metody statystyczne:
średnia arytmetyczna:
zalecana jest u pracodawców o dużej płynności kadr. W metodzie tej sumuje się stany zatrudnienia z każdego dnia w miesiącu, łącznie z niedzielami i świętami a następnie otrzymaną sumę dzieli się przez ilość dni w miesiącu. Dla dni takich jak niedziele i święta przyjmuje się stan zatrudnienia z dnia poprzedniego.
metoda uproszczona:
zaleca się ją stosować u pracodawców, w których sytuacja kadrowa jest dość stabilna.
W każdym miesiącu dodaje się liczbę zatrudnionych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca. Sumę dzieli się przez 2.
metoda średnio chronologiczna:
podobnie jak metoda uproszczona, zaleca się ją stosować u pracodawców o stabilnej sytuacji kadrowej. W każdym miesiącu dodaje się do siebie połowę liczby zatrudnionych
w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca. Do otrzymanego rezultatu dodaje się ilość zatrudnionych w 15 dniu miesiąca. Całość dzieli się przez 2.
Pamiętaj
Korekty dokonuje się tylko dla odpisów obowiązkowych nie dobrowolnych.
Najbliższe szkolenie z tematyki:
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
w 2025 r. zasady przyznawania i rozliczania świadczeń i ich opodatkowanie
27 listopada 2024 r.
