Koszty uzyskania przychodu przy świadczeniach niepieniężnych

W okresie urlopu bezpłatnego wychowawczego i związanych z rodzicielstwem

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 marca 2025 r.
nr 0112-KDIL2-1.4011.124.2025.2.MKA.
Podstawa opodatkowania świadczeń niepieniężnych pracowników na zasiłkach i urlopach związanych z rodzicielstwem.
Zastosowanie zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w przypadku świadczeń niepieniężnych przekazywanych pracownikom przebywającym na długotrwałych zasiłkach chorobowych, urlopach macierzyńskich i rodzicielskich oraz świadczeniach rehabilitacyjnych.
Spółka na podstawie Regulaminu Wynagradzania przekazuje swoim pracownikom różnego rodzaju świadczenia, które traktuje jako przychód ze stosunku pracy. Pracownicy, którzy w danym okresie nie świadczą pracy (np. przebywają na zasiłkach chorobowych, urlopach macierzyńskich, rodzicielskich, świadczeniach rehabilitacyjnych), oprócz tych świadczeń nie otrzymują innego wynagrodzenia ze stosunku pracy.
Czy Spółka ma prawo pomniejszyć podstawę opodatkowania o zryczałtowane koszty uzyskania przychodu w miesiącu przekazania świadczeń niepieniężnych pracownikom przebywającym na długotrwałych zasiłkach chorobowych, urlopach macierzyńskich i tym podobnej absencji?

Stanowisko organu
Organ podatkowy uznał, że stanowisko Spółki jest prawidłowe. Spółka ma prawo zastosować zryczałtowane koszty uzyskania przychodu w miesiącu przekazania świadczeń niepieniężnych pracownikom, nawet jeśli pracownicy ci nie świadczą pracy w tym okresie. Spółka może pomniejszyć podstawę opodatkowania o zryczałtowane koszty uzyskania przychodu w miesiącu przekazania świadczeń niepieniężnych pracownikom przebywającym na długotrwałych zasiłkach chorobowych, urlopach macierzyńskich i rodzicielskich oraz świadczeniach rehabilitacyjnych. Świadczenia te stanowią przychód ze stosunku pracy, od którego Spółka jest obowiązana obliczać zaliczki na podatek dochodowy. Koszty uzyskania przychodu powinny być uwzględnione do wysokości osiągniętego przychodu, jeżeli wartość świadczenia niepieniężnego jest niższa niż wysokość przysługujących pracownikowi zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Z przedstawionego we wniosku zdarzenia wynika, że Pracownikom Spółki, którzy w określonym okresie czasu nie świadczą na rzecz Spółki pracy (np. przebywają na długotrwałych zasiłkach chorobowych, urlopach macierzyńskich czy rodzicielskich, świadczeniach rehabilitacyjnych itp.) Spółka jest obowiązana przekazywać różnego rodzaju świadczenia o charakterze pieniężnym i niepieniężnym. Pracownicy ci oprócz świadczeń nie otrzymują w danym miesiącu innego wynagrodzenia ze stosunku pracy. W związku z powyższym, powzięli Państwo wątpliwość czy Spółka ma prawo w miesiącu przekazania świadczeń niepieniężnych pomniejszyć podstawę opodatkowania (w tym przypadku podstawą opodatkowania będzie wyłącznie świadczenie niepieniężne przysługujące Pracownikowi) o zryczałtowane koszty uzyskania przychodu określone w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zgodnie z ogólną zasadą stosowania kosztów uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy, wyrażoną w powyższych przepisach, zakład pracy obowiązany jest odliczyć miesięczną kwotę kosztów uzyskania przychodów przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy, w sytuacji, gdy wypłaca przychody określone w art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF. Dlatego, aby dokonać rozstrzygnięcia, czy przy ustalaniu dochodu w odniesieniu do określonych wypłat i świadczeń stosuje się koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy należy ustalić, czy przychody te stanowią przychód ze stosunku pracy. Decydującym warunkiem zakwalifikowania określonego przychodu do przychodów ze stosunku pracy, jest osiągnięcie przychodu z tytułu istniejącego stosunku pracy. Natomiast nie ma przy tym znaczenia faktyczne świadczenie pracy. Tym samym, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które podatnik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z danym pracodawcą. Ponadto, z definicji przychodów ze stosunku pracy wynika wprost, że do tych przychodów zalicza się wszelkie wypłaty i świadczenia uzyskane od pracodawcy bez względu na źródło ich finansowania, o ile źródłem przekazania tegoż świadczenia jest stosunek pracy.
Zatem, otrzymane przez pracowników różnego rodzaju świadczenia o charakterze pieniężnym i niepieniężnym (w przedmiotowej sprawie o charakterze niepieniężnym), stanowią przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF. Jednocześnie bez znaczenia dla ich kwalifikacji pozostaje fakt, że zostały one wypłacone pracownikom, którzy przebywają na długotrwałych zasiłkach chorobowych, urlopach macierzyńskich i podobnej absencji, i nie uzyskują od pracodawcy innych przychodów ze stosunku pracy.
Podsumowując w przedmiotowej sprawie, w konsekwencji przekazania przez Spółkę świadczenia niepieniężnego pracownikom przebywającym na długotrwałych zasiłkach chorobowych, urlopach macierzyńskich i tym podobnej absencji, po stronie tych pracowników powstanie przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przy ustalaniu dochodu winni Państwo zastosować koszty uzyskania przychodu określone w art. 22 ust. 2 ustawy o PDOF, w wysokości jaka przysługuje pracownikowi. Jednocześnie Spółka ma obowiązek uwzględnić koszty uzyskania przychodu do wysokości osiągniętego przychodu, jeżeli wartość przychodu w postaci świadczenia niepieniężnego jest niższa niż wysokość przysługujących pracownikowi zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli wartość świadczenia niepieniężnego będzie równa lub wyższa od kosztów uzyskania przychodów przysługujących pracownikowi, Spółka winna uwzględnić koszty uzyskania przychodów w kwocie przysługującego pracownikowi ryczałtu, wynikającego z art. 22 ust. 2 ustawy o PDOF.