Zgoda pracownika na potrącenie błędnie wypłaconego wynagrodzenia

Zwrot nadpłaconego wynagrodzenia

Zdarzają się sytuacje w których w wyniku pomyłki pracownika rozliczającego wynagrodzenie dochodzi do jego nadpłaty. Przepisy ustawy Kodeks pracy nie regulują instytucji bezpodstawnego wzbogacenia. Na podstawie art. 300 K.p. w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksy cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy.

Sąd Najwyższy w uchwale z 9 kwietnia 2008 r. II PZP 4/08 przyjął, że:
(…) sprawa z powództwa pracodawcy przeciwko pracownikowi o zwrot nienależnie pobranego wynagrodzenia za pracę jest sprawą z zakresu prawa pracy (art. 476 § 1 kodeksu postępowania cywilnego), a samo roszczenie ma swoje podstawy w art. 405–414 k.c. w związku z art. 300 k.p. W konsekwencji takie roszczenie należy traktować jako roszczenie cywilne. Zgodnie z art. 405 k.c. ten kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości. Gdy pracownik uzyskał nadpłatę wynagrodzenia na skutek błędu popełnionego przez pracodawcę (błędny przelew na rachunek bankowy lub błędne naliczenie wynagrodzenia na liście płac), pracodawca ma prawo potrącić nadpłaconą kwotę z wynagrodzenia pracownika za kolejny okres tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie (art. 91 § 1 w związku z art. 87 § 1 i 7 Kodeksu pracy). Jeżeli pracownik nie wyrazi takiej zgody, to pracodawca może na drodze sądowej dochodzić od niego zwrotu nadpłaty wynagrodzenia, z powodu bezpodstawnego wzbogacenia (art. 405 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 K.p.).

Zwrot błędnie wypłaconego wynagrodzenia dokonany może być w dwojaki sposób poprzez:
potrącenie z najbliższej wypłaty wynagrodzenia kwoty nadpłaconej w poprzednich miesiącach kalendarzowych. W tej sytuacji pracodawca musi posiadać pisemną zgodę pracownika na jego potrącenie z bieżącej wypłaty wynagrodzenia lub zwrot wynagrodzenia dokonany przez pracownika na konto pracodawcy lub do kasy.

Rozliczenie zwrotu nienależnie wypłaconego wynagrodzenia lub innego świadczenia, należy dokonać według zasad określonych w art. 41b ustawy o PDOF z którego wynika, że:
1.
jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustaleniu wysokości podatku (zaliczek) płatnik (zakład pracy) odejmuje od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką)
2.
zwróconą przez pracownika kwotę, pracodawca rozlicza przy obliczaniu zaliczki na podatek od wynagrodzenia z umowy o pracę należnego temu pracownikowi. O dokonany przez podatnika zwrot płatnik pomniejsza wówczas miesięczny dochód ustalony dla celów obliczenia zaliczki na podatek.

Rozliczenie nadpłaconego wynagrodzenia potrąconego za zgodą pracownika

Pracodawca musi uzyskać pisemną zgodę pracownika. Zgodnie z art. 91 ustawy Kodeks pracy wynika, że potrącenia dobrowolne mogą być dokonywane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Jeżeli pracodawca uzyska zgodę pracownika, obowiązywać będzie kwota wolna od potrąceń, która w tym przypadku odpowiadać będzie minimalnemu wynagrodzeniu za pracę, po odliczeniach składkowo-podatkowych, od 1 stycznia 2025 r. 4 666 zł. W 2025 r. u pracownika pełnoetatowego (ukończone 26 lat, nie będący uczestnikiem PPK), w stosunku do którego zastosowanie mają podstawowe koszty uzyskania przychodów oraz kwota zmniejszająca podatek 300 zł, kwota wolna od potrąceń wynosi: 3 510,92 zł.       

PRZYKŁAD
28 kwietnia 2025 r. rozliczono pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze etatu (wiek 42 lat) za ten miesiąc wynagrodzenie w łącznej wysokości 5 800 zł.

Pracownik wyraził pisemną zgodę na dokonanie potrącenia wypłaconej błędnie premii.
Korekta dokumentów rozliczeniowych do ZUS.
Pracodawca ma obowiązek skorygować przekazane do ZUS dokumenty rozliczeniowe za 4.2025 r. W korygowanym raporcie ZUS RCA należy wykazać wysokość wynagrodzenia zasadniczego 5 300 zł. Po korekcie wystąpi nadpłata (w części finansowanej przez pracownika) składek na ubezpieczenia społeczne 68,55 zł i składki na ubezpieczenie zdrowotne 38,83 zł.

Kwota do zwrotu (potrącenie z bieżącego wynagrodzenia):
[różnica kwoty do wypłaty (4 283,39 zł – 3 942,77 zł) + różnica zaliczek (271 zł – 219 zł)]
= 340,62 zł + 52 zł = 392,62 zł
[392,62 zł + nadpłacone składki 107,38 zł (68,55 zł + 38,83 zł)] = 500 zł.
Kwota 392,62 zł potrącona zostanie z bieżącego wynagrodzenia pracownika. Jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczek) pracodawca odejmuje od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (art. 41b ustawy o PDOF).
Łączna kwota dokonanych zwrotów mająca wpływ na wysokość dochodu:
392,62 zł + 38,83 zł = 431,45 zł
Pomimo, że po korekcie dokumentów rozliczeniowych na koncie pracodawcy powstała nadpłata składek 107,38 zł (E-R-CH i Z w części finansowanej przez pracownika), to odliczeniu od dochodu pracownika w miesiącu zwrotu (potrącenia) nienależnie wypłaconych świadczeń podlega kwota 392,62 zł wraz z kwotą składki na ubezpieczenie zdrowotne 38,83 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne nie podlega odliczeniu od dochodu).
Różnica w wysokości dochodu z uwzględnieniem błędnie rozliczonej premii w styczniu wyniosła 431,45 zł (4 754,82 zł – 4 323,37 zł) i od tej kwoty rozliczono w kwietniu podatek, który podlega zwrotowi stąd o tą kwotępracodawca pomniejszy dochód (podstawę do opodatkowania) w miesiącu dokonania przez pracownika zwrotu (potrącenia).

Sprawdzenie:
3 602,15 zł > 3 510,92 zł (kwota wolna przy potraceniach dobrowolnych na rzecz pracodawcy).