Stan zatrudnienia a obowiązek tworzenia ZFŚS

Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998).
Obowiązkowo
Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS).
Fundusz tworzą pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych (jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych o których mowa w art. 20-21 oraz 24-27 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych) i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (art. 3 ust. 2 ustawy o ZFŚS).
Pracodawca, rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym, zobowiązany do utworzenia Funduszu, dokonuje, z zastrzeżeniem ust. 1a, odpisu na Fundusz od następnego roku kalendarzowego.
Jeżeli rozpoczęcie działalności następuje w roku kalendarzowym w wyniku
komercjalizacji
przejęcia
podziału lub
połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników, pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz pracodawca, o którym mowa w art. 3 ust. 1c i 2, tworzą Fundusz (art. 6a ustawy o ZFŚS).
Nieobowiązkowo
Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, z zastrzeżeniem ust. 2 (jednostki budżetowe i samorządowe), mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 (coroczny podstawowy odpis) lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4-6 (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS).
Świadczenie urlopowe może być wypłacane tylko przez mniejszych pracodawców spoza sfery budżetowej, jeśli tacy pracodawcy nie utworzą Funduszu. Na utworzenie funduszu lub wypłacie świadczeń urlopowych decyduje wyłącznie liczba zatrudnionych na dzień 1 stycznia danego roku, nie mają wpływu na to wahania w zatrudnieniu w ciągu roku kalendarzowego.
Przykład
Pracodawca na dzień 1 stycznia 2024 roku zatrudnia
46 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy
1/1
4 pracowników w niepełnym wymiarze czasu pracy                 
1/2
2 pracowników w niepełnym wymiarze czasu pracy                 
1/4
1 pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy
1/8

Stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty wynosi 48,63. Pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia ZFŚS. Może go jednak utworzyć na zasadzie dobrowolności lub ustalić, iż będzie wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe.
Możliwość odstąpienia od tworzenia ZFŚS
U pracodawców, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 1c ustawy o ZFŚS tj.:
1.
pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub
2.
co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzących fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej)
układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz, może również postanawiać, że Fundusz nie będzie tworzony.
U pracodawców, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawach, o których mowa wyżej, może zawierać regulamin wynagradzania. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia
z pracownikiem, o którym mowa w art. 8 ust. 2. – pracownik wybrany przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 4 ustawy o ZFŚS).
W przypadku pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych nie mogą odstąpić od tworzenia ZFŚS. Pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego (art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS), w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. obwieszczenie, informacja).
Ważne
Informacja o której mowa powyżej, w przeciwieństwie do postanowienia o rezygnacji z ZFŚS wprowadzonego do przepisów zakładowych, dotyczy tylko danego roku kalendarzowego. W zależności od potrzeby, powinna więc być ponawiana w kolejnych latach. Mimo że nie ma takiego obowiązku, wskazanym jest, aby informacja o nietworzeniu ZFŚS przekazana była w formie pisemnej, oraz aby zawierała ona podpis pracownika potwierdzający, że zapoznał się z nią.

Jeżek Przemysław
Szkolenia
https://www.hrkadryiplace.pl/category/szkolenia/najblizsze-szkolenia/