Szkolenia Kadry i Pace | HR Kadry i Płace

Czas wolny za nadgodziny. Ekspert ds. Rozliczania Wynagrodzeń (3)

Rozliczenie wynagrodzenia w przypadku udzielenia czas wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika

Rozpoczęcie kursu 4 marca 2025 r. 
Lekcja 3:
Wynagrodzenie za pracę w godzinach 
nadliczbowych

Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 1 ustawy Kodeks pracy, zwana dalej ustawą k.p.). Normy czasu pracy określone zostały w art. 129 § 1 k.p. zgodnie z którym, czas pracy nie może przekraczać 8 h na dobę i przeciętnie 40 h w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowy. Dla niektórych grup pracowników normy czasu pracy uregulowane zostały odrębnie niż te wynikające z powyższego przepisu (m.in. pracownicy niepełnosprawni, lekarze, pielęgniarki). 
Praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy po przekroczeniu której wystąpią godziny nadliczbowe dotyczy m.in. pracowników objętych równoważnym systemem czasu pracy w którym dobowy wymiar czasu pracy może być wydłużony do 12/16 h. W dniu w którym zaplanowano pracę w wymiarze np. 10 h, praca w godzinach nadliczbowych wystąpi dopiero po przekroczeniu tego wymiaru.
Aby precyzyjnie ustalić, która norma została przekroczona (dobowa lub przeciętna w tygodniu) należy odnieść się do definicji doby pracowniczej i tygodnia.
Przez dobę:
należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (art. 128 § 3 pkt 1 k.p.).
Przez tydzień:
należy rozumieć 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 § 3 pkt 2 k.p.).

Ważne
Powyższe definicje mają szczególne znaczenie przy kwalifikacji nadgodzin, za które należy wypłacić, oprócz normalnego wynagrodzenia za pracę, odpowiednie dodatki do wynagrodzenia w wysokości 50% lub 100%. Ich wysokość uzależniona jest od tego kiedy praca w godzinach nadliczbowych wystąpiła.

PRZYKŁAD
Pracownik wykonuje pracę w systemie podstawowym (praca zmianowa), od poniedziałku do piątku. W środę, zgodnie z rozkładem czasu pracy, miał zaplanowaną pracę:
na pierwszej zmianie:
od 600 do 1400
w czwartek na drugą zmianę:
od 1400 do 2200.
Ze względu na szczególne potrzeby, pracodawca wezwał pracownika do pracy w czwartek na godzinę 1200. Pracownik przepracował dwie godziny poza rozkładem czasu pracy, których nie można przyporządkować do żadnej z dób pracowniczych. Doba pracownicza w środę zakończyła się w czwartek o godzinie o 600, a czwartkowa rozpoczęła się o godzinie 1400 zgodnie z przyjętym na ten dzień rozkładem czasu pracy.
Godziny pracy od 1200 do 1400 (2 h) spowodowały przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej, gdyż przypadały na tzw. „czarną dziurę”. Za godziny te należało wypłacić pracownikowi, oprócz normalnego wynagrodzenia za pracę, 100% dodatek do wynagrodzenia.

Udzielenie czasu wolnego z inicjatywy pracodawcy za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywanych w dniach roboczych 

Jedną z form rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych jest udzielenie czasu wolnego z inicjatywy pracodawcy. Pracodawca udziela czasu wolnego od pracy, najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych (1:1,5). Nie może to jednak spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy (art. 1511 § 2 K.p.).

Ważne
Pracodawca udziela czasu wolnego (bez wniosku pracownika) w przyjętym okresie rozliczeniowym.

PRZYKŁAD
Pracownik objęty 3 miesięcznym okresem rozliczeniowym przypadającym na I-III 2025 r. miał do przepracowania łącznie 496 h (168 h + 160 h + 168 h), które pracodawca zaplanował zgodnie z wymiarem czasu pracy przypadającym w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego. Pracownik wynagradzany jest stawką godzinową 34 zł/h. W styczniu 2025 r. przepracował dodatkowo 5 h, które stanowiły pracę w godzinach nadliczbowych (przekroczenie normy dobowej). Pracodawca udzielił czasu wolnego (bez wniosku pracownika) w wymiarze 1 : 1,5 (7,5 h) w kolejnym miesiącu kalendarzowym. 
Wynagrodzenie za styczeń.
[34 zł x 173 h (168 h + 5 h)] = 5 882 zł.
Wynagrodzenie w miesiącu odbioru czasu wolnego:
bez wniosku pracownika, w lutym i nie przepracowaniu łącznie 7,5 h, pracodawca zobowiązany był (według stanowiska Ministerstwa pracy) wypłacić pełne miesięczne wynagrodzenie w wysokości 5 440 zł (34 zł x 160 h wymiar czasu pracy w lutym).


Zmienne składniki wynagrodzenia a udzielenie czasu wolnego

Jeżeli w miesiącu odbioru czasu wolnego (bez wniosku pracownika), rozliczono zmienne składniki wynagrodzenia należne za ten miesiąc (np. zmienna premia regulaminowa pomniejszana za czas nieobecności, dodatek za pracę w porze nocnej, prowizja) pracodawca powinien uwzględnić je w wynagrodzeniu w wysokości przeciętnej i wypłacić za każdą godzinę udzielonego czasu wolnego. Udzielenie czasu wolnego przez pracodawcę spowodowało bowiem nie zachowanie przez pracownika prawa do tych składników wynagrodzenia.
Sposób obliczania wynagrodzenia za niedopracowany czas w związku z odbiorem czasu wolnego (bez wniosku pracownika) dla zmiennych składników wynagrodzenia został określony w § 5a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy.
Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy z powodu odbioru czasu wolnego za nadgodziny na polecenie pracodawcy, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym, że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadł okres niewykonywania pracy. W celu uzyskania stawki godzinowej, przyjęte składniki wynagrodzenia należy podzielić przez liczbę godzin przepracowanych w miesiącu, z którego je przyjęto. Zatem w podstawie wynagrodzenia za godziny nieprzepracowane (gdy odbiór czasu wolnego następuje z inicjatywy pracodawcy), należy uwzględnić wszystkie zmienne składniki wynagrodzenia zaliczane do podstawy urlopowej.

PRZYKŁAD
Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy (system podstawowy), praca od poniedziałku do piątku po 8 h. Objęty jest czteromiesięcznym okresem rozliczeniowym rozpoczynającym się od stycznia. W październiku 2025 r. pracownik wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych w wymiarze 17 h (przekroczenie norm dobowych). W zamian za te godziny pracodawca w listopadzie udzielił pracownikowi czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym tj. 25,5 h. W miesiącu tym zamiast obowiązujących 144 h przepracował 118,5 h. Pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 4 750 zł.
W listopadzie za czas przepracowany pracownik uzyskał:
dodatek za pracę w porze nocnej w wysokości:
129,60 zł
oraz prowizję:
756,85 zł.
Wynagrodzenie ze zmiennych składników za nieprzepracowane godziny w listopadzie wyniosło:
[895,45 zł (129,60 zł + 756,85 zł) : 118,5 h (godziny faktycznie przepracowane)] = 7,56 zł
7,56 zł × 25,5 h = 192,78 zł.
Łącznie za listopad wynagrodzenie wyniosło:
5 829,23 zł (4 750 zł + 129,60 zł + 756,85 zł + 192,78 zł).
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy, za listopad rozliczono pełne miesięcznie wynagrodzenie.
U pracownika stosowane są podstawowe koszty uzyskania przychodu 250 zł oraz kwota zmniejszająca podatek 300 zł. Pracownik nie jest uczestnikiem PPK.

 

lista płac

U pracownika stosowane są podstawowe koszty uzyskania przychodu 250 zł oraz kwota zmniejszająca podatek 300 zł. Pracownik jest uczestnikiem PPK. Wpłaty naliczane są w wysokości podstawowej (2% pracownik, 1,5% pracodawca) i przekazywane na konto wybranej instytucji finansowej w dniu wypłaty wynagrodzenia.

 

ppk lp

www.hrkadryiplace.pl 198