Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka do 4 lat oraz dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy – bez zachowania formy pisemnej – Stanowisko PIP
Pracownicy w ciąży nie wolno zatrudniać w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej. Pracownicy w ciąży nie wolno bez jej zgody delegować poza stałe miejsce pracy ani zatrudniać w systemie czasu pracy, o którym mowa w art. 139 ustawy k.p. (przerywany system czasu pracy). Pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie czasu pracy, o którym mowa w art. 139, jak również delegować poza stałe miejsce pracy (art. 178 ustawy kodeks pracy).
W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą (art. 171 ustawy kodeks pracy).
Wskazane wyżej przepisy nie rozstrzygają w jakiej formie wyrażona zostać powinna ewentualna zgoda pracownika na wykonywanie m.in. pracy w godzinach nadliczbowych oraz w jakiej formie strony powinni uzgodnić o wykorzystaniu urlopu na podstawie kolejnej umowy o pracę. W świetle licznych wątpliwości z zapytaniem o zajęcie stanowiska wystąpiono do Państwowej Inspekcji Pracy.
Stanowisko PIP z dnia 12 października 2022 r.
wydane dla
HR Kadry i Płace Jeżek Przemysław
(…)
zgodnie z art. 171 § 3 KP pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. Ponadto, zgodnie z art. 178 § 2 KP pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie czasu pracy, o którym mowa w art. 139, jak również delegować poza stałe miejsce pracy. W nawiązaniu do treści ww. przepisów oraz treści nadesłanego zapytania wyjaśniam, że ww. przepisy nie wskazują w jakiej formie strony stosunku pracy mogą postanowić o wykorzystaniu należnego urlopu wypoczynkowego w ramach kolejnego stosunku pracy zawartego przez te same strony bezpośrednio po zakończeniu poprzedniego, nie wskazują również formy w jakiej pracownik wyraża zgodę na sytuacje opisane w treści art. 178 § 2 Kodeksu pracy. Należy w tym miejscu zwrócić uwagę, że ustawodawca w treści przepisów Kodeksu pracy w wielu sytuacjach narzuca stronom stosunku pracy obowiązującą formę dokonywania określonych czynności prawnych (np. obowiązek zachowania formy pisemnej umowy o pracę, wniosku pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego, odbioru czasu wolnego z inicjatywy pracownika za przepracowane godziny nadliczbowe), w tym oświadczeń woli stron stosunku pracy. W niektórych sytuacjach zastrzega również konsekwencje braku zachowania określonej formy (np. rygor nieważności braku formy pisemnej umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy). Z kolei jeszcze w innych nie narzuca określonej formy, pozostawiając jej wybór stronom stosunku pracy (np. porozumienie pracodawcy z pracownikiem zawierane w celu ustalenia czasu niezbędnego do wykonania powierzonych zadań w zadaniowym systemie czasu pracy). Jeżeli zatem w opisanych kwestiach, ustawodawca w treści przepisów Kodeksu pracy nie zawarł regulacji w zakresie formy czynności prawnej to należy uznać, że zastosowanie ma art. 60 Kodeksu cywilnego (w związku z art. 300 Kodeksu pracy) zgodnie z którym, z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). Brak jest zatem w kwestiach będących przedmiotem zapytania podstawy prawnej, która pozwalała by uznać formę pisemną lub dokumentową za jedynie dopuszczalną. Przywołane w zapytaniu przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r., zgodnie z § 1 rozporządzenia określają:
1)
zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi
2)
sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej
3)
sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 94(9) § ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zwanej dalej „Kodeksem pracy”.
Przywołane rozporządzenie jest przepisem wykonawczym, określającym m.in. miejsce przechowywania określonych dokumentów. Zastosowanie zatem znajdzie w sytuacji w której w związku z określonymi czynnościami stron stosunku pracy, strony do dokonania czynności określonych w piśmie użyją określonej formy innej niż ustna (np. pisemna, dokumentowa).
Ważne:
W celach dowodowych należy przyjąć, że zgoda (oświadczenie) rodzica dziecka do 4 roku życia powinna zostać złożona w formie/postaci pisemnej (część B akt osobowych) jak i postanowienie o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą (część C akt osobowych).
Jeżek Przemysław