Zapewnienie posiłku w trakcie podróży służbowej. Skutki w PDOF i składkach ZUS
Pytanie
# 37
W trakcie krajowej podróży służbowej zapewniono pracownikowi wyżywienie. Na fakturze wskazana jest konkretna kwota za śniadanie. Czy koszt ten stanowi dla pracownika przychód ?
Odpowiedź.
Pracownik wykonujący na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 Kodeksu pracy).
W § 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej wskazany został katalog świadczeń przysługujących pracownikowi w związku z odbytą podróżą.
Należą do nich:
diety
zwrot kosztów
- przejazdów
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej
- noclegów
- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
We wskazanym przepisie mowa jest tylko o obowiązku wypłaty pracownikowi diety, której wysokość uzależniona jest m.in. od czasu przebywania pracownika w takiej podróży oraz od tego czy w trakcie podróży zapewnione zostało pracownikowi wyżywienie. Pracodawca nie ma natomiast obowiązku dokonywania zwrotu kosztów wyżywienia ponoszonych w związku z odbywaniem podróży służbowej.
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego.
Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
mniej niż 8 godzin:
dieta nie przysługuje
od 8 do 12 godzin:
przysługuje 50% diety
ponad 12 godzin:
przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę:
za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości
za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
do 8 godzin:
przysługuje 50% diety
ponad 8 godzin:
przysługuje dieta w pełnej wysokości
(§ 7 ust. 1-2 rozporządzenia w sprawie podróży).
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
śniadanie:
25% diet
obiad:
50% diet
kolacja:
25% diety
(§ 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży).
Z opodatkowania zwolniono diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PDOF). Minister Finansów uznał, że ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PDOF korzysta wyłącznie wartość tej części otrzymanych przez pracownika świadczeń na pokrycie kosztów wyżywienia w podróży (bez względu na formę tego świadczenia), która nie przekracza wysokości diety z tytułu podróży służbowej.
Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyłączono diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika. Zwolnienie następuje do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego).
Przykład
Pracownik (wiek 32 lata) 2 października 2024 r. odbył krajową podróż służbową, która trwała 20 godzin. W ramach tej podróży miał zapewniony nocleg ze śniadaniem.
Na fakturze wskazano:
usługa hotelowa:
285 zł
śniadanie:
55 zł.
Pracownikowi przysługuje dieta w wysokości 45 zł, którą należy pomniejszyć o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia w postaci śniadania, tj. o 11,25 zł (45 zł x 25%). Pracownik tytułem podróży otrzyma dietę w wysokości 33,75 zł (45 zł – 11,25 zł).
Na poczet kosztów wyżywienia wydatkowano kwotę 88,75 zł (55 zł + 33,75 zł). Z tego kwotę w wysokości 43,75 zł (88,75 zł – 45 zł) należy zaliczyć do przychodu pracownika ze stosunku pracy, podlegającego opodatkowaniu i oskładkowaniu.
Rozliczenie wynagrodzenia za październik 2024 r. wraz z rozliczeniem delegacji.
Pracownikowi przysługują:
koszty uzyskania przychodów w podstawowej wysokości 250 zł
kwota zmniejszająca podatek w wysokości 300 zł.
Pracownik nie jest uczestnikiem PPK.
Zapraszamy na Szkolenie z tematyki
Podróże służbowe w 2024 r. Praktyczne aspekty rozliczania świadczeń dla pracowników i zleceniobiorców
25 października 2024 r.
Szczegóły:
https://www.hrkadryiplace.pl/szk_stacjonarn/podroze-sluzbowe-w-2024/
