Potrącenie błędnie rozliczonego wynagrodzenia

Na podstawie pisemnej zgody pracownika

Zdarzają się sytuacje w których w wyniku pomyłki pracownika rozliczającego wynagrodzenie dochodzi do jego nadpłaty. Do nadpłaty wynagrodzenia może dojść również ze względu na termin wypłaty. Przepisy ustawy Kodeks pracy nie regulują instytucji bezpodstawnego wzbogacenia. Na podstawie art. 300 K.p. w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksy cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy.

Zwrot błędnie wypłaconego wynagrodzenia dokonany może być w dwojaki sposób poprzez:
potrącenie z najbliższej wypłaty wynagrodzenia kwoty nadpłaconej w poprzednich miesiącach kalendarzowych. W tej sytuacji pracodawca musi posiadać pisemną zgodę pracownika na jego potrącenie z bieżącej wypłaty wynagrodzenia
zwrot wynagrodzenia dokonany przez pracownika na konto pracodawcy lub do kasy.

Rozliczenie zwrotu nienależnie wypłaconego wynagrodzenia lub innego świadczenia, należy dokonać według zasad określonych w art. 41b ustawy o PDOF z którego wynika, że:
jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustaleniu wysokości podatku (zaliczek) płatnik (zakład pracy) odejmuje od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką)
zwróconą przez pracownika kwotę, pracodawca rozlicza przy obliczaniu zaliczki na podatek od wynagrodzenia z umowy o pracę należnego temu pracownikowi. O dokonany przez podatnika zwrot płatnik pomniejsza wówczas miesięczny dochód ustalony dla celów obliczenia zaliczki na podatek.

Potrącenie błędnie rozliczonego wynagrodzenia na podstawie pisemnej zgody pracownika.

Potrącenia dobrowolne mogą być dokonywane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie (art. 91 ustawy Kodeks pracy). Jeżeli pracodawca uzyska zgodę pracownika, obowiązywać będzie kwota wolna od potrąceń, która odpowiadać będzie minimalnemu wynagrodzeniu za pracę, po odliczeniach składkowo-podatkowych. Od 1 stycznia 2025 r. 4 666 zł. U pracownika pełnoetatowego (ukończone 26 lat, nie będący uczestnikiem PPK), w stosunku do którego zastosowanie mają podstawowe koszty uzyskania przychodów oraz kwota zmniejszająca podatek 300 zł, kwota wolna od potrąceń wynosi: 3 510,92 zł.       

PRZYKŁAD
28 kwietnia 2025 r. rozliczono pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze etatu (wiek 42 lat) za ten miesiąc wynagrodzenie w łącznej wysokości 5 800 zł.

Pracownik wyraził zgodę, składając pisemną zgodę, na dokonanie potrącenia wypłaconej błędnie premii
w dwóch ratach.

Korekta dokumentów ZUS.
Pracodawca ma obowiązek skorygować przekazane do ZUS dokumenty rozliczeniowe za 4.2025 r.
W korygowanym raporcie ZUS RCA należy wykazać wysokość wynagrodzenia zasadniczego 5 300 zł. Po korekcie wystąpi nadpłata (w części finansowanej przez pracownika) składek na FUS i ubezpieczenia zdrowotnego w łącznej wysokości: 107,38 zł.

Kwota do zwrotu (potrącenie z bieżącego wynagrodzenia):
[różnica kwoty do wypłaty (4 283,39 zł – 3 942,77 zł) + różnica zaliczek (271 zł – 219 zł)] = 340,62 zł
340,62 zł + 52 zł = 392,62 zł
[392,62 zł + nadpłacone składki 107,38 zł (68,55 zł + 38,83 zł)] = 500 zł.
Potrącenie kwoty 392,62 zł w dwóch ratach:
200 zł i 192,62 zł.

Sprawdzenie:
3 766,77 zł > 3 510,92 zł (kwota wolna przy potraceniach dobrowolnych na rzecz pracodawcy).

Sprawdzenie:
3 773,15 zł > 3 510,92 zł (kwota wolna przy potraceniach dobrowolnych na rzecz pracodawcy).

Szkolenie online 15 kwietnia 2025 r.
Korygowanie błędów na liście płac i dokumentacji płacowej. Studium przypadków. Rozliczenia z ZUS i Urzędem Skarbowym.