Odpis na ZFŚS w 2023 r.
Wysokość odpisu dla pracowników niebędących nauczycielami naliczana jest w oparciu o art. 5 ustawy o ZFŚS
1)
odpis podstawowy na jednego zatrudnionego wynosi 37,5%
przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą
2)
odpis podstawowy na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, dalej wykonującego prace szczególne wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa wyżej
3)
wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi
w pierwszym roku nauki
5%
w drugim roku nauki
6%
w trzecim roku nauki
7%
przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli było wyższe.
Ustawa umożliwia dokonanie odpisów fakultatywnych zwiększających fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego
1)
zatrudnionego pracownika posiadającego
znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności
2)
emeryta i rencistę
nad którym pracodawca sprawuje opiekę socjalną.
Powyższych przepisów nie stosuje się do
1)
szkół wyższych działających na podstawie przepisów o szkolnictwie wyższym
2)
szkół i placówek objętych systemem oświaty w stosunku do nauczycieli podlegających przepisom Karty Nauczyciela.
Możliwość dalszego zwiększenia Funduszu wprowadziła ustawa z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3.
Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu mogą zwiększyć Fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, będącego podstawą naliczenia odpisu podstawowego, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego (art. 5 ust. 5a ustawy o ZFŚS).
Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych określono w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS.
Podstawę naliczania odpisu, stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy – po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (§ 1 rozporządzenia).
Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.
Sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na ZFŚS na niepełny rok kalendarzowy (§ 3 rozporządzenia).
W przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się pracowników, a więc osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę (m.in. umowy na okres próbny, czas określony, nieokreślony) powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, jak również pracowników przebywających na urlopach wychowawczych, macierzyńskich i bezpłatnych, osób przebywających na długotrwałym zwolnieniu lekarskim, osoby pobierające świadczenia rehabilitacyjne.
Art. 5 ustawy o ZFŚS ustala bezpośrednio wysokość odpisu na każdego zatrudnionego pracownika młodocianego (w wysokości zależnej od aktualnego roku nauki), stąd nie uwzględnia się tych pracowników w przeciętnej liczbie zatrudnionych.
Rozporządzenie ani ustawa o ZFŚS nie precyzują, w jaki sposób dokonać obliczenia przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. W praktyce stosuje się metody opisane w objaśnieniach do druku Z-06 (wzór formularza sprawozdawczego).
W przeciętnej liczbie zatrudnionych
uwzględnia się
wszystkich pracowników, czyli pozostających w stosunku pracy na podstawie każdego rodzaju umowy o pracę (na czas nieokreślony, określony, próbny), bez względu na wymiar czasu pracy, spółdzielczej umowy o pracę, wyboru, powołania, mianowania
nie uwzględnia się
pracowników młodocianych, mimo że odpis jest na nich naliczany, emerytów i rencistów – byłych pracowników, nawet jeśli pracodawca przyznał im prawo korzystania ze świadczeń socjalnych i w efekcie zwiększa Fundusz, oraz osób, które realizują umowy cywilnoprawne.
Wszystkie odpisy i zwiększenia (w tym na osoby niepełnosprawne oraz na emerytów i rencistów) stanowią jeden Fundusz (art. 5 ust. 8a ustawy).
Zapamiętaj
Pracodawca nieprowadzący działalności w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, dalej zwany pracodawcą spoza sfery budżetowej, może dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz.
Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń pracodawca jest zobowiązany przekazać na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września, z tym że w terminie do 31 maja powinien przekazać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych.
Po zmianach w 2023 r.
Odpis podstawowy na jednego pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach
od 1 stycznia do 30 czerwca
1 662,97 zł (4 434,58 zł × 37,5%)
od 1 lipca do 31 grudnia
1 914,34 zł (5 104,90 zł × 37,5%).
Wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze (w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych) wynosi
od 1 stycznia do 30 czerwca
2 217,29 zł (4 434,58 zł × 50%)
od 1 lipca do 31 grudnia
2 552,45 zł (5 104,90 zł × 50%).
Przykład
Pracodawca zatrudnia w normalnych warunkach pracy 215 pracowników w pełnym wymiarze etatu, 22 pracowników na 1/2 etatu oraz 50 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy w warunkach szczególnych.
Do końca maja 2023 r. pracodawca przekazał na rachunek Funduszu
[(215 x 1 etat) + (22 pracowników x 1/2 etatu)] x 1 662,97 zł = 375 831,22 zł
50 pracowników x 1 etat x 2 217,29 zł = 110 864,50 zł
[75% x (375 831,22 zł + 110 864,50 zł)] = 365 021,79 zł
Do 30 września 2023 r. pracodawca odprowadził na rachunek Funduszu
odpis za styczeń-czerwiec
[(375 831,22 zł + 110 864,50 zł) x 6/12] = 243 347,86 zł
odpis za lipiec-grudzień
[(215 x 1 etat) + (22 pracowników x 1/2 etatu)] x 1 914,34 zł = 432 640,84 zł
50 pracowników x 1 etat x 2 552,45 zł = 127 622,50 zł
432 640,84 zł + 127 622,50 zł = 560 263,34 zł
560 263,34 zł x 6/12 = 280 131,67 zł
Łączny odpis w 2023 r.
243 347,86 zł + 280 131,67 zł = 523 479,53 zł
Po zmianach w 2023 r.
odpis na jednego pracownika młodocianego
od 1 stycznia do 30 czerwca
I rok nauki 5%
221,73 zł
II rok nauki 6%
266,07 zł
III rok nauki 7%
310,42 zł
od 1 lipca do 31 grudnia
I rok nauki 5%
255,25 zł
II rok nauki 6%
306,29 zł
III rok nauki 7%
357,34 zł
Zwiększenia fakultatywne (uznaniowe)
od 1 stycznia do 30 czerwca
na każdą osobę zatrudnioną, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności
6,25%
277,16 zł
na każdego emeryta i rencistę, nad którym zakład sprawuje opiekę
6,25%
277,16 zł
na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego
7,50%
332,59 zł
od 1 lipca do 31 grudnia
na każdą osobę zatrudnioną, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności
6,25%
319,06 zł
na każdego emeryta i rencistę, nad którym zakład sprawuje opiekę
6,25%
319,06 zł
na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego
7,50%
382,87 zł.
Odpis na ZFŚS na młodocianego zmieniającego rok nauki
Odpis na pracowników młodocianych jest dokonywany na każdego zatrudnionego, nie na etat (art. 5 ustawy o ZFŚS) to ustala się go na rok kalendarzowy. Jeżeli pracownik kończy poszczególne lata nauki (i rozpoczyna następne) w trakcie roku, należy odprowadzić odpis w wysokości ustalonej w proporcji do odpowiednich jego części. Metoda przeliczeń nie została w przepisach określona, a zatem może być dowolna, o ile prowadzi do przekazania odpowiedniej kwoty odpisu. Zgodnie z powyższym analogicznie należy ustalić wysokość odpisu po zmianie jego wysokości
w 2023 r.
Przykład
Pracodawca zatrudnia 5 młodocianych w I roku nauki i na rachunek Funduszu w 2023 r. łącznie przekaże
[(6/12 x 221,73 zł) + (6/12 x 255,25 zł )] = 110,87 zł + 127,63 zł = 238,50 zł
238,50 zł x 5 młodocianych = 1 192,50 zł.
Pracodawca zatrudnia 5 młodocianych w II roku nauki i na rachunek Funduszu w 2023 r. łącznie przekaże
[(6/12 x 266,07 zł) + (6/12 x 306,29 zł )] = 133,04 zł + 153,15 zł = 286,19 zł
286,19 zł x 5 młodocianych = 1 430,95 zł
Przykład
Pracodawca zatrudnia 5 młodocianych w pierwszym roku nauki, którzy od 1 września 2023 r. uzyskają status pracowników młodocianych w drugim roku nauki.
Pracodawca przekaże na rachunek Funduszu w 2023 r. łącznie
[8/12 x (238,50 zł x 5 osób) + 4/12 x (286,19 zł x 5 osób)]
= 795 zł + 476,98 zł = 1 271,98 zł.
Korekta odpisu
Metody statystyczne
średnia arytmetyczna
zalecana jest u pracodawców o dużej płynności kadr. W metodzie tej sumuje się stany zatrudnienia z każdego dnia w miesiącu, łącznie z niedzielami i świętami a następnie otrzymaną sumę dzieli się przez ilość dni w miesiącu. Dla dni takich jak niedziele i święta przyjmuje się stan zatrudnienia z dnia poprzedniego
metoda uproszczona
zaleca się ją stosować u pracodawców, w których sytuacja kadrowa jest dość stabilna. W każdym miesiącu dodaje się liczbę zatrudnionych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca. Sumę dzieli się przez 2
metoda średnio chronologiczna
podobnie jak metoda uproszczona, zaleca się ją stosować u pracodawców o stabilnej sytuacji kadrowej. W każdym miesiącu dodaje się do siebie połowę liczby zatrudnionych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca. Do otrzymanego rezultatu dodaje się ilość zatrudnionych w 15 dniu miesiąca. Całość dzieli się przez 2.
Pamiętaj
Korekty dokonuje się tylko dla odpisów obowiązkowych nie dobrowolnych.
Najbliższe szkolenie
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2023 r. zmiany w wysokościach odpisów w II półroczu zasady przyznawania i rozliczania świadczeń i ich opodatkowanie
21 grudnia 2023 r.
Szczegóły i zapisy
https://www.hrkadryiplace.pl/szk_stacjonarn/zakladowy-fundusz-swiadczen-socjalnych-w-2023-r-zmiany-w-wysokosciach-odpisow-w-ii-polroczu-zasady-przyznawania-i-rozliczania-swiadczen-i-ich-opodatkowanie/