Aktualności, Wynagrodzenia

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy na przełomie roku kalendarzowego

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny(art. 171 § 1 K.p.).
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, ze zmianami określonymi w § 15-19 rozporządzenia urlopowego.
Rozporządzenie MPiPS z dnia 08.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14), zwane dalej rozporządzeniem urlopowym.
Współczynnik do obliczenia ekwiwalentu w 2024 r.
Do wysokości ekwiwalentu w pierwszej kolejności należy ustalić wartość współczynnika obowiązującego w danym roku kalendarzowym w którym ustaje stosunek pracy (§ 19 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Sposób ustalenia współczynnika określa przepis § 19 ust. 2 rozporządzenia zgodnie z którym współczynnik ustala się
1)
odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy
2)
a otrzymany wynik dzieli się przez 12.
Wartość współczynnika obowiązującego w 2024 roku
pracownika pełnoetatowego, wynosi 20,92 co wynika z wyliczenia
366 dni w roku – 52 niedziele – 11 dni świątecznych – 52 dni wolne = 251 dni
251 dni : 12 m-cy = 20,92.
Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop zarówno zaległy jak i bieżący w dniu ustania stosunku pracy. Dniem wypłaty powinien być ostatni dzień zatrudnienia.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest wymagalny z datą ustania stosunku pracy.
Postanowienie SN z dnia 5 grudnia 1996 r.
sygn. akt I PKN 34/96, OSNP 1997/13/237
wyrok SA w Gdańsku z dnia 16 marca 2016 r.
sygn. akt III APa 2/16.

Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do wyroku z dnia 1 marca 2017 r.
sygn. akt II BP 11/15 podkreślił, że:
(…)
z przepisu art. 171 § 1 K.p. w sposób niebudzący wątpliwości można wywieść, że prawo do ekwiwalentu staje się wymagalne z dniem rozwiązania (wygaśnięcia) stosunku pracy. Zdarzenie to należy postrzegać, jako »oznaczenie« terminu w rozumieniu art. 455 K.c. Z datą zakończenia zatrudnienia nie ma możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze, z punktu widzenia stron staje się, zatem jasne, że jego rozliczenie może mieć miejsce wyłącznie przez zapłatę ekwiwalentu. Pracodawca powinien go wypłacić, a pracownik ma prawo wystąpić do sądu o jego zasądzenie. Oznacza to, że z dniem rozwiązania umowy o pracę sytuacja prawna stron w kwestii ekwiwalentu za urlop staje się klarowna, nie ma, zatem żadnych przeciwwskazań, aby bezczynność pracownika lub pracodawcy nie rodziła konsekwencji prawnych (w interesie pracodawcy w postaci rozpoczęcia biegu terminu przedawnienia, a na rzecz pracownika przez naliczanie ustawowych odsetek) (…).
Jak wskazał Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do uchwały z dnia 9 maja 2000 r.
sygn. akt III ZP 12/00
(…)
dla ustalenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy od stycznia 1997 r. został wprowadzony zmienny współczynnik, wyrażający przeciętną w danym roku liczbę dni roboczych przypadających w miesiącu (§ 19 rozporządzenia). Ekwiwalent za 1 dzień urlopu wypoczynkowego oblicza się dzieląc sumę uzyskanych przez pracownika miesięcznych wynagrodzeń, ustalonych na podstawie § 15-17 rozporządzenia, przez ustalony corocznie współczynnik (…).
Sąd Najwyższy stanął więc na stanowisku, że ekwiwalent za urlop oblicza się dzieląc ustaloną podstawę wymiaru przez współczynnik wyrażający przeciętną liczbę dni przypadających do przepracowania w miesiącu, w roku, na który jest ustalony.
Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika
(§ 19 ust. 3 rozporządzenia urlopowego).

Współczynnik do ekwiwalentu na przełomie roku kalendarzowego
W praktyce zdarzają się przypadki w których nie ma możliwości wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w dniu rozwiązania umowy o pracę a wypłata, wraz z należnym wynagrodzeniem, następuje w terminie wskazanym w regulaminie wynagradzania jako dzień wypłaty wynagrodzenia.

Zapamiętaj
Wysokość współczynnika, jaką należy zastosować przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu, przyjmujemy z roku kalendarzowego w którym pracownik nabył do niego prawo (dzień rozwiązania umowy o pracę) a nie dzień w którym następuje jego wypłata.
Przykład
31 grudnia 2023 r. rozwiązano umowę o pracę. Pracownik zatrudniony był w wymiarze pełnego etatu i otrzymywał wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 6 500 zł wypłacane 5 dnia następnego miesiąca kalendarzowego. Na dzień rozwiązania umowy o pracę pracownik miał 24 h niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Wypłata ekwiwalentu nastąpi w terminie wypłaty wynagrodzenia tj.: 5 stycznia 2024 r. W miesiącach poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu pracownik otrzymał zmienne składniki wynagrodzenia oraz przepracował pełne miesiące kalendarzowe przyjmowane do podstawy.
Wysokość zmiennych składników wyniosła

Podstawa do ekwiwalentu
stałe składniki wynagrodzenia w stałej wysokości
6 500 zł
zmienne składniki wynagrodzenia ustalone w wysokości przeciętnej
(1 840,78 zł + 7 698,11 zł) = 9 538,89 zł
9 538,89 zł : 3 miesiące = 3 179,63 zł
Wysokość ekwiwalentu
współczynnik (pomimo wypłaty ekwiwalentu w styczniu 2024 r. wysokość współczynnika przyjmujemy z roku w którym ustał stosunek pracy) 20,83
[9 679,63 zł (6 500 zł + 3 179,63 zł) : 20,83] = 464,70 zł
464,70 zł : 8 h = 58,09 zł
58,09 zł x 24 h = 1 394,16 zł.
Rozliczenie podatkowo – składkowe
wynagrodzenia należnego za grudzień 2023 r. wypłacone 5 stycznia 2024 r.
Wynagrodzenie za pracę
6 500 zł
prowizja
895,20 zł
ekwiwalent za urlop
1 394,16 zł
Łącznie 8 789,36 zł
U pracownika
stosowane były podwyższone koszty uzyskania 300 zł
kwota zmniejszająca podatek 300 zł.
Pracownik nie był uczestnikiem PPK.

Pamiętaj
Po zmianach od 1 stycznia 2023 r.
Oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczki na podatek dochodowy (art. 31a ust. 7 ustawy o PDOF). Po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi, płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika, z wyjątkiem wniosków, o których mowa w art. 32 ust. 6 i 8.
Oznacza to, że płatnik po ustaniu stosunku prawnego łączącego go z podatnikiem będzie nadal stosował – przy obliczaniu zaliczek od świadczeń należnych z tego stosunku (np. wypłacając dodatkowe roczne wynagrodzenie) – wniosek podatnika o obliczanie zaliczek bez stosowania zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy PIT (ulga dla młodych) lub miesięcznych kosztów uzyskania przychodów, o których mowa
w art. 22 ust. 2 pkt 1 lub 3 ustawy PIT, oraz wniosek o niestosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów.
Zgodnie z powyższym
po ustaniu stosunku prawnego koszty uzyskania przychodu zostaną obniżone do wysokości 250 zł. Brak możliwości rozliczenia kwoty zmniejszającej podatek.