Odbiór czasu wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika

Udzielenie czasu wolnego a wysokość wynagrodzenia

Praca w godzinach nadliczbowych rekompensowana jest w dwojaki sposób:
1.
poprzez udzielenie pracownikowi czasu wolnego lub
2.
wypłatę stosownego dodatku za nadgodziny (art. 151² ustawy Kodeks pracy, zwana dalej k.p.).
Godziny nadliczbowe, które nie zostały skompensowane czasem wolnym, powinny być opłacone normalnym wynagrodzeniem wraz dodatkiem do wynagrodzenia w wysokości 50% lub 100%.
Wyjątek od powyższej zasady, stanowi wykonywanie pracy:
a)
w dniu wskazanym jako dzień wolny wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151³ K.p.) oraz
b)
w niedziele i święta będących dla pracownika dniami wolnymi.

Udzielenie czasu wolnego z inicjatywy pracodawcy
Udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych może nastąpić także bez wniosku pracownika. Pracodawca udziela czasu wolnego od pracy, najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych (1:1,5). Nie może to jednak spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy (art. 151¹ § 2 K.p.).

Ważne
Pracodawca udziela czasu wolnego (bez wniosku pracownika) tylko w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Przykład
Pracownicy objęci 3 miesięcznym okresem rozliczeniowym przypadającym na I-III, wykonywali pracę w godzinach nadliczbowych (przekroczenie norm dobowych).
Pierwszy z pracowników:
w styczniu przepracował łącznie 7 nadgodzin i złożył wniosek o udzielenie czasu wolnego w kwietniu 2025 r. w wymiarze 7 h (rekompensata 1 : 1).
Drugi z pracowników:
w styczniu przepracował łącznie 4 nadgodziny za co pracodawca wyznaczył czas wolny w marcu 2025 r. w wymiarze 6 h (rekompensata 1 : 1,5).
Pierwszy z pracowników w styczniu zachował prawo do pełnego miesięcznego wynagrodzenia oraz otrzymał „normalne wynagrodzenie” za pracę za 7 dodatkowo przepracowanych godzin. W kwietniu wynagrodzenie pracownika należało pomniejszyć o 7 h z gwarancją minimalnego wynagrodzenia 4 666 zł
Drugi z pracowników w styczniu zachował prawo do pełnego miesięcznego wynagrodzenia oraz otrzymał „normalne wynagrodzenie” za pracę za 4 dodatkowo przepracowane godziny. W marcu, pomimo nie przepracowania wszystkich godzin (odbiór czasu wolnego w wymiarze 6 h bez wniosku pracownika), pracownik – według stanowiska Ministerstwa pracy – zachował prawo do pełnego miesięcznego wynagrodzenia.

Powyższy sposób rozliczenia wynagrodzenia prezentuje Ministerstwo Pracy
Stanowisko MRPiPS z 12 kwietnia 2019 r. DPR.III.053.81.2019.EG będące odpowiedzią na zapytanie HR Kadry i Płace Jeżek Przemysław uznało, że:
(…) Departament Prawa Pracy uprzejmie informuje, że na podstawie art. 151² § 2 Kodeksu pracy, udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych może nastąpić także bez wniosku pracownika. W takim przypadku pracodawca udziela czasu wolnego od pracy, najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, jednakże nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. W sytuacji gdy pracodawca bez wniosku pracownika udziela czasu wolnego od pracy do końca okresu rozliczeniowego, powołany przepis gwarantuje pracownikowi prawo do pełnego wynagrodzenia. Oznacza to zatem, zdaniem Departamentu, że jeżeli czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca udzielił w innym miesiącu niż w tym, w którym ta praca wystąpiła, to w miesiącu, w którym pracował on ponad normę, otrzymuje odpowiednio wyższe wynagrodzenie za pracę (normalne wynagrodzenie). Natomiast w miesiącu, w którym czas wolny pracownik korzysta z czasu wolnego od pracy za przepracowane godziny nadliczbowe bez wcześniejszego wniosku (w zwiększonym wymiarze) przysługuje mu wynagrodzenie za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy (tak jakby przepracował cały wymiar czasu pracy za ten miesiąc). W przypadku wynagrodzenia określonego w stałej stawce miesięcznej pracownik ma otrzymać to wynagrodzenie w pełnej wysokości określonej w umowie o pracę (…). 

Komentarz.
Ciężko zgodzić się z powyższym stanowiskiem, gdyż w miesiącu wystąpienia nadgodzin, pracownik otrzymał „normalne wynagrodzenie” za każdą przepracowaną dodatkowo godzinę. Zdaniem Ministerstwa w miesiącu odbioru czasu wolnego w proporcji 1:1,5 pracownik powinien otrzymać pełne miesięczne wynagrodzenie. 

Przykład
Pracownik objęty 3 miesięcznym okresem rozliczeniowym przypadającym na IV-VI 2025 r. miał do przepracowania łącznie 488 h (168 h + 160 h + 160 h), które pracodawca zaplanował zgodnie z wymiarem czasu pracy przypadającym w poszczególnych miesiącach danego okresu rozliczeniowego.
Pracownik wynagradzany jest:
stałą stawką miesięcznego wynagrodzenia:
5 500 zł
oraz otrzymuje stałą premię w wysokości:
700 zł.
W kwietniu 2025 r. przepracował dodatkowo 12 h, które stanowiły pracę w godzinach nadliczbowych (przekroczenie normy dobowej). Pracodawca udzielił czasu wolnego (bez wniosku pracownika) w wymiarze 1 : 1,5 (18 h) w kolejnym miesiącu kalendarzowym.
Wynagrodzenie za kwiecień.
[6 200 zł (5 500 zł + 700 zł) : 168 h] = 36,90 zł
36,90 zł x 12 h = 442,80 zł.
Łącznie:
6 642,80 zł (6 200 zł + 442,80 zł).
Wynagrodzenie w miesiącu odbioru czasu wolnego:
bez wniosku pracownika, w maju i nie przepracowaniu łącznie 18 h, pracodawca zobowiązany był (według stanowiska Ministerstwa pracy) wypłacić pełne miesięczne wynagrodzenie w wysokości 6 200 zł. Pomimo prezentowanego stanowiska, słusznym jest (skoro normalne wynagrodzenie za 12 h rozliczone zostało w kwietniu) pomniejszenie w maju normalnego wynagrodzenia o 12 h.
6 200 zł : 160 h = 38,75 zł
38,75 zł x 12 h = 465 zł
6 200 zł – 465 zł = 5 735 zł.