BLOG, Podatek, Wynagrodzenia

Praca zdalna a podwyższone koszty uzyskania

Oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania

Jeżeli podatnik (pracownik) złoży płatnikowi oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwana dalej ustawa o PDOF, płatnik oblicza zaliczki, stosując koszty uzyskania przychodów określone w tym przepisie w wysokości 300 zł (art. 32 ust. 7 ustawy o PDOF).

Art. 22 ust. 2. ustawy o PDOF.
Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:
3)
wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3 600 zł – w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.
Ustawodawca nie sprecyzował, jak należy rozumieć zawarte w art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o PDOF sformułowanie „miejscowość, w której znajduje się zakład pracy”. Zgodnie z poglądem ugruntowanym zarówno w doktrynie, jak i orzecznictwie sądów administracyjnych oraz w wyjaśnieniach organów podatkowych, uzasadnione jest posłużenie się wykładnią celowościową, że chodzi tu o miejscowość, w której w rzeczywistości świadczona jest praca.

NSA w wyroku z 3 marca 2016 r. sygn. akt II FSK 30/14 stwierdził, że: (…) Ustawodawca wiąże prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów ze stałym lub czasowym zamieszkiwaniem w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy. Przy czym chodzi o miejscowość, w której w rzeczywistości świadczona jest praca, z kolei miejsce zamieszkania wiązać się ma z faktycznym, fizycznym przebywaniem, a nie np. zameldowaniem (…).

Podobnie uznał:

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 21 listopada 2019 r. nr 0115-KDIT2-2.4011.377.2019.1.MU w której stwierdził m.in., że:
(…) istotnym jest, czy miejsce zamieszkania pracownika oraz miejsce wykonywania pracy są odrębnymi miejscowościami (…).

W przypadku całkowitej pracy zdalnej Dyrektor KIS uznał inaczej.

Interpretacja indywidualna z 22 marca 2024 r.
nr 0115-KDIT2.4011.70.2024.2.KC Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że:
(…) Pracownik spółki, na podstawie art. 67¹⁸ Kodeksu pracy, wykonywał pracę zdalną w miejscu jego zamieszkania, położonym poza miejscowością, w której znajdował się zakład pracy. Pracownik ten nie uzyskiwał dodatku za rozłąkę, natomiast w przypadku gdy był wzywany do firmy, otrzymywał świadczenia należne w związku z podróżą służbową, w tym zwrot kosztów przejazdów, zwolnione z opodatkowania. Pracownik, jeszcze przed podjęciem pracy zdalnej, złożył pracodawcy oświadczenie o stosowaniu mu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Spółka nie była pewna, jakie koszty uzyskania przychodów powinna stosować temu pracownikowi. Jej zdaniem, w opisanej sytuacji miejsce pracy zdalnej spełniało wymogi definicji zakładu pracy, zawarte w przepisach BHP, zatem stała na stanowisku, że w przypadku pracy zdalnej wykonywanej w 100% w miejscu zamieszkania pracownika, jego zakład pracy i miejsce zamieszkania znajdują się w tej samej miejscowości, a zatem pracownikowi przysługują tzw. podstawowe koszty uzyskania przychodu, a nie podwyższone. Dyrektor KIS nie zgodził się z takim stanowiskiem. Odnosząc się do kwestii KUP ze stosunku pracy organ podatkowy wskazał, iż zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 3 oraz art. 22 ust. 13 ustawy o PDOF, tzw. podwyższone koszty uzyskania przychodów, w wysokości 300 zł miesięcznie, przysługują w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, oraz pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę lub zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy (chyba że zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu). Zdaniem organu, w sytuacji zatem, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, to niezależnie od faktycznego miejsca wykonywania pracy zdalnej (o której mowa w ww. art. 67¹⁸ K.p.), pracownikowi przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów. Warunkiem zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów przy poborze zaliczek na podatek przez płatnika (zakład pracy) jest złożenie przez pracownika oświadczenia o spełnieniu warunków do stosowania kosztów w tej wysokości (art. 32 ust. 7 ustawy o PDOF) oraz nieuzyskiwanie przez pracownika dodatku za rozłąkę lub zwrotu kosztów dojazdu niezaliczonych do przychodów podlegających opodatkowaniu. Dyrektor KIS stwierdził, że pracownik – którego miejsce zamieszkania znajduje się w innej miejscowości niż miejscowość, w której znajduje się zakład pracy – świadczący pracę całkowicie w sposób zdalny może uznać, że jego miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Zatem spółka, jako płatnik, przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy dla tego pracownika powinna zastosować, z zastrzeżeniem, o którym mowa w art. 22 ust. 13 ustawy o PDOF, podwyższone koszty uzyskania przychodu wynikające z art. 22 ust.
2 pkt 3 ww. ustawy, a nie koszty uzyskania przychodu w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 omawianej ustawy (…).