Długotrwała nieobecność w pracy a wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Przeliczenie podstawy wymiaru
Rozporządzenie MPiPS z dnia 08.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14), zwane dalej rozporządzeniem urlopowym.
Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie określone w § 8 (zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc), przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie (§ 11 ust. 1 rozporządzenia). Przepis odnosi się do sytuacji, w której pracownikowi nie przysługiwało zmienne wynagrodzenie z powodu nie przepracowania ani jednego dnia np. w związku z chorobą, urlopem wypoczynkowym bądź inną usprawiedliwioną nieobecnością w pracy. W związku z czym wynagrodzenia tego nie otrzymał. Do podstawy należy przyjąć najbliższy miesiąc, za który takie wynagrodzenie przysługiwało czyli miesiąc w którym pracownik przepracował co najmniej 1 dzień. Przepisu tego nie można odnieść do sytuacji, w której pomimo przepracowania chociażby jednego dnia, pracownikowi zmienny składnik nie przysługiwał, gdyż nie zlecono pracownikowi wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych czy nie wystąpiła praca w porze nocnej.
Zapamiętaj
Przyjęcie najbliższych miesięcy za które wynagrodzenie przysługiwało może wiązać się również z obowiązkiem przeliczenia podstawy do aktualnie obowiązującego wynagrodzenia (§ 10 rozporządzenia urlopowego).
Przykład
Pracownik wynagradzany jest stałą stawką miesięcznego wynagrodzenia. Otrzymuje również składniki zmienne m.in. za pracę w godzinach nadliczbowych i dodatek za pracę w porze nocnej. Wypłata wynagrodzenia następuje 10 dnia następnego miesiąca kalendarzowego. We wrześniu 2024 r. pracownik korzystał z kilku dni urlopu wypoczynkowego. Do podstawy wynagrodzenia za urlop, pracodawca powinien przyjąć faktycznie wypłacone zmienne składniki wynagrodzenia w sierpniu (należne za lipiec), lipcu (należne za czerwiec) i czerwcu (należne za maj).
W lipcu 2024 r.:
od 1 do 14 lipca pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego, 15-16 lipca z dwóch dni opieki nad dzieckiem do 14 lat. Od 17 lipca do końca miesiąca chorował.
W czerwcu 2024 r.:
pracownik przepracował 10 dni a przez pozostały okres również chorował.
W maju 2024 r.:
cały miesiąc chorował.
Z podstawy urlopu wypoczynkowego należało wyłączyć miesiące w których pracownik nie przepracował ani jednego dnia tj. lipiec i maj 2024 r. i cofnąć się do najbliższych miesięcy w których praca była wykonywana tj. kwiecień i marzec 2024 r. za które wynagrodzenie wypłacono odpowiednio w maju i kwietniu.
Do podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy pracodawca przyjął kwotę faktycznie wypłaconych zmiennych składników:
w lipcu 2024 r. (należnych za czerwiec)
w maju 2024 r. (należnych za kwiecień)
w kwietniu 2024 r. (należnych za marzec).
Przykład
Pracownica zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy, w systemie podstawowym, wynagradzana stałą stawką miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 4 850 zł, wypłacane w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego. W okresie od 1 lutego 2022 r. do 15 stycznia 2024 r. pracownica przebywała na urlopie wychowawczym. W styczniu 2024 r. oprócz płacy zasadniczej, pracownica otrzymała dodatek do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej w wysokości 161,60 zł wypłacony wraz z wynagrodzeniem zasadniczym 31 stycznia 2024 r. W lutym 2024 r. w okresie od 5 do 9 pracownica przebywała na urlopie wypoczynkowym (40 h).
Za miesiąc ten pracownica otrzymała pełne miesięczne wynagrodzenie w wysokości 4 850 zł oraz zmienne urlopowe wypłacone w okresie:
styczeń 2024 r.:
161,60 zł (32 h)
styczeń 2022 r.:
158,40 zł (40 h)
grudzień 2021 r.:
152,64 zł (48 h).
Ponieważ dodatki za pracę w porze nocnej obliczone były od minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w tamtym okresie, należy je przeliczyć do stawki minimalnej obowiązującej w 2024 r.
Styczeń 2022 r.:
wymiar czasu pracy 152 h
4 242 zł : 152 h = 27,91 zł
27,91 zł x 20% = 5,58 zł
5,58 zł x 40 h = 223,20 zł
Grudzień 2021 r. :
wymiar czasu pracy 176 h
4 242 zł : 176 h = 24,10 zł
24,10 zł x 20% = 4,82 zł
4,82 zł x 48 h = 231,26 zł.
W miesiącach grudzień 2021 r. – styczeń 2022 r. i styczeń 2024 r. pracownica przepracowała łącznie 408 h.
[616,06 zł (231,26 zł + 223,20 zł + 161,60 zł)] : 408 h = 1,51 zł
1,51 zł x 40 h urlopu = 60,40 zł zmienne urlopowe.
Łącznie wynagrodzenie za luty 2024 r. wyniosło:
4 910,40 zł (4 850 zł + 60,40 zł).
