Dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia za pracę

Należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 ustawy Kodeks pracy (alimenty, świadczenia niealimentacyjne potrącane na podstawie tytułu wykonawczego, zaliczki pieniężne oraz kary pieniężne) mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie (art. 91 § 1 K.p).
Do dobrowolnych potrąceń zaliczyć można
1)
potrącanie składek na ubezpieczenie na życie
2)
pakiety medyczne
3)
składki tytułem członkostwa w związkach zawodowych
4)
potrącenia tytułem prowadzonej kasy zapomogowo – pożyczkowej
5)
potrącanie rat udzielone z ZFŚS pożyczki na cele mieszkaniowe.

Ważne
Pisemny wniosek pracownika o dokonywanie dobrowolnych, z jego wynagrodzenia za pracę należności na zaspokojenie wierzytelności osób trzecich nie jest dla pracodawcy wiążący. Nie dotyczy to jednak składki na rzecz związków zawodowych (art. 33¹ ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych).

Pisemna zgoda pracownika musi dotyczyć konkretnej istniejącej wierzytelności (por. wyrok NSA w Warszawie z 21 grudnia 2005 r., sygn. akt I OSK 461/05). Pracownik musi wiedzieć, jaka kwota zostanie potrącona z jego wynagrodzenia. Jeśli pracownik wyrazi zgodę na potrącenie, a nie wie jaka jest wysokość długu i jakie istnieją przesłanki odpowiedzialności, zgoda taka jest nieważna (por. wyrok SN z 5 maja 2004 r., sygn. akt I PK 529/03, Pr. Pracy 2004/10/35).
Gdyby pracownik wyraził zgodę na dokonanie potrącenia należności, które ostatecznie obciążają pracodawcę, to zgoda taka również jest nieważna (por. wyrok SN z 12 września 2000 r., sygn. akt I PKN 22/00, OSNP 2002/7/159). Oznaczałoby to, że pracownik zrzekł się prawa do wynagrodzenia, co na podstawie art. 84 K.p. jest zakazane.

Przykład
Pracownik zatrudniony na stanowisku magazyniera otrzymał do podpisu oświadczenie, że zgadza się na potracenie z wynagrodzenia kwoty odpowiadającej ewentualnym przyszłym brakom na magazynie. Z powołanych wyroków SN, oświadczenie takie jest nieważne gdyż dotyczy wierzytelności nieistniejącej na dany moment a która może a nie musi powstać w przyszłości.  W sytuacji gdy z winy pracownika powstanie niedobór w magazynie, pracodawca może potrącić należność z wynagrodzenia pracownika tylko wówczas, gdy pisemnie wyrazi na to zgodę, z tym że pracownik musi dokładnie wiedzieć, jaka kwota zostanie mu potrącona.

W przypadku potrąceń dobrowolnych, przepisy Kodeksu pracy wprowadzają kwoty wolne od potrąceń, które wynoszą
1)
minimalne wynagrodzenie za pracę (art. 87¹ § 1 pkt 1 k.p.)
przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy
2)
80% kwoty określonej w art. 87¹ § 1 pkt 1
przy potrącaniu innych należności niż na rzecz pracodawcy
(art. 91 § 2 K.p.).
W związku z wprowadzonymi kwotami wolnymi, przed potrąceniem dobrowolnym, należy ustalić na czyją rzecz w pierwszej kolejności należy dokonywać potrąceń.

Przykład
U pracodawcy można przystąpić, na korzystnych warunkach, do ubezpieczenia grupowego na życie oraz finansować we własnym zakresie pakiety medyczne. Pracodawca pełni rolę „pośrednika” potrącając odpowiednią kwotę składek z wynagrodzenia, którą przekazuje do odpowiedniego podmiotu.
Potrącenie takie nie jest potrąceniem na rzecz pracodawcy, w związku z czym kwotą wolną od potrąceń jest 80% minimalnego wynagrodzenia za pracę, po potrąceniu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i zaliczki na podatek dochodowy.

Od dłuższego czasu pojawia się wątpliwość czy potrącenie „rat pożyczki na cele mieszkaniowe z ZFŚS” jest potrąceniem na rzecz pracodawcy czy nie ?
Z większości prezentowanych stanowisk wynika, że skoro pracodawca tworzy, zarządza i odpowiada za zakładowy fundusz świadczeń socjalnych to potrącenie rat pożyczki udzielonej na cele mieszkaniowe są potrącanymi należnościami na rzecz pracodawcy, co oznacza, że kwotą wolną od potrąceń (pomimo posiadanej pisemnej zgody pracownika) jest wysokość obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Można się również spotkać ze stanowiskami z których wynika, że rata pożyczki z ZFŚS na cele mieszkaniowe potrącana za zgodą pracownika z wynagrodzenia nie jest należnością na rzecz pracodawcy, gdyż administruje on jedynie środkami zgromadzonymi na rachunku ZFŚS, zgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej (por. wyrok SN z dnia 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331). Nie może natomiast swobodnie nimi dysponować. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w postępowaniu ze środkami ZFŚS na wypadek upadłości pracodawcy. Środki niewykorzystane zwiększają FGŚP (art. 64 ust. 3 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłościowe i naprawcze – Dz. U. z 2012 r. poz. 1112 z późn. zm.).

Przykład
Pracownik (wiek 32 lata) zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy wynagradzany jest stałą stawką miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 4 500 zł. Na podstawie pisemnej zgody pracownika, pracodawca potrąca
składkę na ubezpieczenie na życie i pakiet medyczny
w łącznej wysokości 157 zł
ratę pożyczki z ZFŚS
w wysokości 155 zł (przyjmujemy, że jest to potrącenie na rzecz pracodawcy).
W kwietniu 2024 roku wynagrodzenie pracownika zostało zajęte przez komornika na poczet niespłaconych należności niealimentacyjnych w wysokości 29 000 zł.
Pracownik ma prawo do
podstawowych kosztów uzyskania przychodu
250 zł
kwoty zmniejszającej podatek
300 zł.
Pracownik nie jest uczestnikiem PPK.
Kwota do wypłaty z wynagrodzenia za pracę
3 397,58 zł.
Pracodawca może potrącić max 1/2 wynagrodzenia
1 698,79 zł (1/2 x 3 397,58 zł).
Kwota ta naruszy kwotę wolną od potrąceń. Pracodawca przekaże do komornika
3 397,58 zł – 3 221,98 zł (kwota wolna od potrąceń) = 175,60 zł.
Pracodawca sprawdza czy jest możliwość dokonania potrąceń dobrowolnych. Kwota wolna dla potrąceń dobrowolnych na rzecz pracodawcy wynosi 3 221,98 zł (tzw. kwota netto z minimalnego wynagrodzenia za pracę tj. 4 242  zł). Pracodawca nie może dokonać potrącenia raty pożyczki z ZFŚS w wysokości 155 zł. Kwota wolna dla potrąceń dobrowolnych innych niż na rzecz pracodawcy wynosi
3 221,98 zł x 80% = 2 577,58 zł
3 221,98 zł – 2 577,58 zł = 644,40 zł.
Pracodawca potrąci z wynagrodzenia pracownika składkę na ubezpieczenie na życie i pakiet medyczny w łącznej wysokości 157 zł.
Łączne potrącenie
175,60 zł + 157 zł = 332,60 zł.
Do wypłaty
3 397,58 zł – 332,60 zł = 3 064,98 zł.

Najbliższe szkolenie
Potrącenia na Liście płac w 2024 r. Praktyczne aspekty dokonywania potrąceń z wynagrodzeń, świadczeń chorobowych i umów zlecenia – z uwzględnieniem zmian od 25 marca 2024 r. 
8 marca 2024 r.