Zmiana stanowiska Ministerstwa Pracy a Ekwiwalent za urlop

Brak zmian w przepisach a kolejna zmiana stanowiska Resortu pracy

O wątpliwościach w wydanych stanowiskach dla wydawnictwa Gazety Prawnej dotyczących ustalania wysokości wynagrodzenia w przypadku jego zmiany w trakcie miesiąca kalendarzowego, pisaliśmy w artykule z 26 kwietnia 2025 r.:
Absurdy stanowisk resortowych w sprawie Rozliczania Wynagrodzeń
https://www.hrkadryiplace.pl/zmiana-wynagrodzenia-w-trakcie-miesiaca-kalendarzowego-liczba-godzin-do-przepracowania-w-miesiacu-dla-ustalenia-stawki-godzinowej-jezek-przemyslaw/

Pojawiły się kolejne wątpliwości.
W artykule z dnia 12 lipca 2024 r. poruszaliśmy kwestię dopełniania podstawy do ekwiwalentu w przypadku zatrudnienia pracownika w trakcie miesiąca kalendarzowego i rozwiązania umowy w kolejnym tzw. dopełnianie podstawy przy krótkotrwałym zatrudnieniu:
https://www.hrkadryiplace.pl/ekwiwalent-za-urlop-wypoczynkowy-krotkotrwale-zatrudnienie-a-dopelnienie-podstawy-do-ekwiwalentu-za-urlop-wynagrodzenie-jezek-przemyslaw/

Zarówno Państwowa Inspekcja Pracy jak i Ministerstwo Pracy zgodnie uznały, że:
(…) sytuacją, w której pracownik nie przepracował pełnego wymaganego okresu, jest przykładowo przebywanie przez niego na zwolnieniu lekarskim lub opieka nad chorym dzieckiem przez kilka lub kilkanaście dni w miesiącu lub wykorzystywanie różnych zwolnień od pracy (np. na poszukiwanie pracy czy na ślub dziecka) bądź wykorzystywanie urlopu szkoleniowego czy wypoczynkowego. Jeżeli przez cały okres 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu pieniężnego bądź przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie, należy „cofnąć się” o te miesiące, aby ustalić 3-miesięczną podstawę (§ 16 ust. 3 w zw. z § 11 ust. 1 rozporządzenia). Należy podkreślić, iż przepis ten należy stosować, gdy pracownik nie przepracował pełnego miesiąca bądź pełnych miesięcy, a zatem jeżeli pracownik przepracował choć jeden dzień w danym miesiącu, należy stosować § 16 ust. 2 (tzw. dopełnienie podstawy, przyp. autora) a nie § 16 ust. 3 w zw.
z § 11 rozporządzenia. Przy wyliczaniu ekwiwalentu pieniężnego dla składników wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc należy ponadto, na podstawie § 16 ust. 3 rozporządzenia, stosować metodę zawartą w § 11 ust. 2. Zgodnie z tą regulacją, jeżeli pracownik nie przepracował wymaganego 3-miesięcznego okresu przed nabyciem prawa do ekwiwalentu pieniężnego, podstawę do wyliczenia tego ekwiwalentu stanowić będzie wynagrodzenie z okresu faktycznie przepracowanego. Zdaniem Departamentu, przepis ten należy zastosować m.in. w przypadku, gdy pracownik pracuje zbyt krótko u danego pracodawcy, tzn. gdy nie ma przepracowanego wymaganego 3-miesięcznego okresu lub gdy co prawda ma przepracowany odpowiedni okres, lecz w wyniku zmian w zasadach wynagradzania otrzymuje składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, np. premię, przez okres krótszy niż wymagany przepisami rozporządzenia (stanowisko MP z 15 lipca 2021 r.)

W udzielonej odpowiedzi z 15 lipca 2021 r. KT-OOGPR-01.450.113.2021.2
dla HR Kadry i Płace Jeżek Przemysław
Państwowa Inspekcja Pracy uznała, że:
(…) stosownie do § 16 ust 2  rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, za który przysługiwały mu zmienne składniki wynagrodzenia, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. W praktyce oznacza to, że w przypadku, gdy zatrudniony nie przepracował (zgodnie z nominałem) wszystkich dni podstawa wymiaru ekwiwalentu podlega dopełnieniu. Przepisy ww. rozporządzenia istotnie nie zawierają regulują odnoszącej się wprost do sytuacji zatrudnienia pracownika w trakcie miesiąca kalendarzowego, natomiast brak jest podstaw do pominięcia wynagrodzenia z „niepełnego” miesiąca zatrudnienia, z uwagi na treść § 11 ust 2 w związku z § 16 ust 3 ww. rozporządzenia.

Zgodnie z powyższym:
Przykład
Z pracownikiem zatrudnionym 12 lutego 2025 r. w pełnym wymiarze czasu pracy (praca wykonywana od poniedziałku do piątku po 8 h), 25 marca 2025 r. rozwiązano umowę o pracę na mocy porozumienia stron. Pracownik wynagradzany jest stałą stawką miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 4 950 zł. Wynagrodzenie płatne jest w ostatnim dniu miesiąca. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego, 28 lutego wypłacono wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych oraz dodatek za pracę w porze nocnej w łącznej wysokości 585 zł. Na dzień rozwiązania umowy o pracę pracownik miał 5 dni (40 h) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.
Wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Skoro podstawę do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie, zmienne składniki należy dopełnić do pełnego miesiąca.
Dopełnienie podstawy do ekwiwalentu:
585 zł : 13 dni przepracowanych = 45 zł
45 zł x 20 dni do przepracowania = 900 zł
[5 850 zł (4 950 zł + 900 zł) : 20,75] = 281,93 zł
281,93 zł : 8 h = 35,24 zł
35,24 zł x 40 h = 1 409,60 zł.

Powyższe potwierdziła Państwowa Inspekcja Pracy na zapytanie serwisukadrowego.pl 
https://serwiskadrowego.pl/2021/10/dopelnianie-uzupelnianie-podstawy-wymiaru-ekwiwalentu-za-urlop-wypoczynkowy/
Pytanie:
Czy dopełnienia należy dokonywać w sytuacji, gdy nieprzepracowanie części miesiąca nie wynikało z absencji, lecz z zatrudnienia pracownika (podjęcia pracy) w trakcie miesiąca? Czy wynagrodzenie faktycznie wypłacone za nieprzepracowany w części miesiąc – z powodu przyjęcia pracownika do pracy w trakcie miesiąca – należy „dopełnić” czy też pominąć przy kalkulowaniu ekwiwalentu urlopowego?
Odpowiedź z 21 września 2021 r.
Przepisy rozporządzenia urlopowego nie odnoszą się wprost do sytuacji zatrudnienia pracownika w trakcie miesiąca kalendarzowego, natomiast należy przyjąć, że obliczając podstawę ekwiwalentu za urlop, wynagrodzenie za niepełny miesiąc pracy, w sytuacji zatrudnienia pracownika w trakcie miesiąca kalendarzowego przy obliczaniach podstawy ekwiwalentu za urlop należy zastosować odpowiednio przepis § 16 ust 2 rozporządzenia urlopowego. Zatem jeżeli założymy sytuację, że pracownik został zatrudniony w trakcie miesiąca, wynagrodzenie uzyskane w tym miesiącu, należy obliczyć dzieląc wynagrodzenie faktycznie uzyskane przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a następnie mnożąc otrzymane wynagrodzenie za jeden dzień przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

W najnowszym stanowisku z 3 kwietnia 2025 r. wydanym dla Wydawnictwa Gofin 
https://czasopismaksiegowych.gofin.pl/ubezpieczenia-i-prawo-pracy/artykul/320633/podstawa-ekwiwalentu-ustalana-wedlug-11-ust-2-rozporzadzenia-urlopowego-z-uwzglednieniem-kolejnej-opinii-mrpips

Ministerstwo Pracy uznało inaczej:
(…) tytułem uszczegółowienia można jedynie wskazać, że w omawianej sytuacji § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego nie ma zastosowania. Po ustaleniu miesięcy, które uwzględnia się w podstawie wymiaru ekwiwalentu, należy obliczyć średnią wysokość składników zmiennych z tych miesięcy. Jeśli pracownik nie jest zatrudniony przez pełne trzy miesiące, należy uśrednić składniki zmienne stosownie do liczby miesięcy, w których pracownik był zatrudniony. W przypadku nawiązania stosunku pracy w trakcie miesiąca, nie ma podstawy prawnej, do zaokrąglenia w górę wysokości zmiennych, miesięcznych składników wynagrodzenia, które mogłyby być uzyskane przez pracownika, gdyby przepracował pełny miesiąc (…)

Zdaniem Ministerstwa Pracy, na bazie powyższego przykładu:
Przykład
Z pracownikiem zatrudnionym 12 lutego 2025 r. w pełnym wymiarze czasu pracy (praca wykonywana od poniedziałku do piątku po 8 h), 25 marca 2025 r. rozwiązano umowę o pracę na mocy porozumienia stron. Pracownik wynagradzany jest stałą stawką miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 4 950 zł. Wynagrodzenie płatne jest w ostatnim dniu miesiąca. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego, 28 lutego wypłacono wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych oraz dodatek za pracę w porze nocnej w łącznej wysokości 585 zł. Na dzień rozwiązania umowy o pracę pracownik miał 5 dni (40 h) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.
Wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – bez dopełniania
[5 535 zł (4 950 zł + 585 zł) : 20,75] = 266,75 zł
266,75 zł : 8 h = 33,34 zł
33,34 zł x 40 h = 1 333,60 zł.

Jak informuje wydawnictwo GOFIN, zwrócono się ponownie z zapytaniem do Ministerstwa w związku z powstałymi wątpliwościami.

Zapraszamy na szkolenie online 16 maja 2025 r.
Rozliczanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy i ekwiwalent za urlop. Ustalanie podstawy wymiaru i wliczanie różnych składników wynagrodzenia na bazie wyjaśnień Inspekcji Pracy, Ministerstwa oraz orzeczeń sądów