Ekwiwalent za urlop w świetle najnowszego stanowiska Ministerstwa z 2025 r.

Rozwiązanie umowy o pracę a nieprzepracowanie pełnego okresu 3 miesięcy

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 K.p.). Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, ze zmianami określonymi w § 15-19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, zwane dalej rozporządzeniem urlopowym.
Wątpliwości, przy ustalaniu podstawy do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, pojawiają się w sytuacji, gdy krótko po nawiązaniu stosunku pracy doszło do rozwiązania umowy o pracę a pracownik oprócz stałych składników wynagrodzenia otrzymuje składniki w zmiennej wysokości. Jeżeli pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego (przed nabyciem prawa do ekwiwalentu) otrzymał zmienne składniki wynagrodzenia, za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany
(§ 11 ust. 2 w związku z § 16 ust. 3 rozporządzenia urlopowego).

PRZYKŁAD
Z pracownikiem zatrudnionym od 1 lutego 2025 r. (pełny wymiar etatu), 11 marca 2025 r. rozwiązano umowę
o pracę na mocy porozumienia stron. Pracownik wynagradzany jest stałą stawką miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 4 900 zł. Wynagrodzenie płatne jest w ostatnim dniu miesiąca. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego, 28 lutego wypłacono wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych oraz dodatek za pracę w porze nocnej w łącznej wysokości 785,90 zł. Na dzień rozwiązania umowy o pracę pracownik miał
5 dni (40 h) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.
Wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wyniosła:
[5 685,90 zł (4 900 zł + 785,90 zł) : 20,75] = 274,02 zł
274,02 zł : 8 h = 34,25 zł
34,25 zł x 40 h = 1 370 zł.

WĄTPLIWOŚCI 
Jak ustalić podstawę do ekwiwalentu, gdy wynagrodzenie wypłacane jest 10 dnia następnego miesiąca kalendarzowego ? Taki termin wypłaty wynagrodzenia powoduje, iż w miesiącu poprzedzającym miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu pracownikowi zmiennych składników wynagrodzenia nie wypłacono.

Sąd Najwyższy w wyroku z 5 lipca 2007 r. III PK 20/07 uznał, że:
(…) wykładnia przepisów rozporządzenia MPiPS z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop odnoszących się do ekwiwalentu za urlop (§ 14-18) powinna uwzględniać regułę, że za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 k.p.) (…).

W artykule z 20 października 2023 r. poruszaliśmy tą kwestię:
https://www.hrkadryiplace.pl/wynagrodzenie-za-urlop-wypoczynkowy-w-pierwszym-miesiacu-zatrudnienia-hrkadryiplace-jezek-przemyslaw/

Zgodnie z powyższym wyrokiem SN należy uznać, że pomimo nie wypłacenia (w związku z terminem wypłaty wynagrodzenia) zmiennych składników wynagrodzenia należnych za ten miesiąc, pracodawca ustalając podstawę do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, powinien składniki te wliczyć do podstawy.

Powyższe potwierdziło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Stanowisko MRPiPS z 13 lutego 2025 r.
wydane dla Wydawnictwa GOFIN www.gofin.pl w którym czytamy, że:
(…) jeżeli zmienny składnik wynagrodzenia (przysługujący za okres nie dłuższy niż 1 miesiąc) nie został wypłacony przed miesiącem nabycia prawa do ekwiwalentu (a został wypłacony później, np. w dniu rozwiązania umowy o pracę) to także należy go uwzględnić w podstawie ekwiwalentowej z uwagi na okoliczność, że jest to składnik wynagrodzenia, który pracownikowi przysługuje, jest świadczeniem mu należnym, wchodzącym w skład wynagrodzenia miesięcznego.

PRZYKŁAD
Z pracownikiem zatrudnionym 1 lutego 2025 r. (pełny wymiar etatu), 11 marca 2025 r. rozwiązano umowę o pracę na mocy porozumienia stron. Pracownik wynagradzany jest stałą stawką miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 5 850 zł. Wynagrodzenie płatne jest 10 dnia miesiąca następnego. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego, 28 lutego wypłacono wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych oraz dodatek za pracę w porze nocnej w łącznej wysokości 925,12 zł. Na dzień rozwiązania umowy o pracę pracownik miał 5 dni (40 h) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.
Wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wyniosła:
[6 775,12 zł (5 850 zł + 925,12 zł) : 20,75] = 326,51 zł
326,51 zł : 8 h = 40,81 zł
40,81 zł x 40 h = 1 632,40 zł.