Możliwość obniżenia diety tytułem podróży służbowej do wysokości niższej niż wynikającej z rozporządzenia
Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka budżetowa, określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 775 § 3 ustawy Kodeks pracy, zwanej dalej k.p.). Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika (art. 775 § 4 k.p.). W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera powyższych postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów (art. 775 § 5 k.p.). W przypadku pracodawców ze sfery budżetowej wysokość oraz warunki ustalania tych należności określa Rozporządzenie z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie podróży służbowej. Pracodawcy spoza sfery budżetowej wysokość oraz warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych mogą ustalić we własnym zakresie i zawrzeć je w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Przy czym regulacje te nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta krajowa określona dla pracownika sfery budżetowej. W praktyce oznacza to, że dieta za dobę podróży krajowej i zagranicznej nie może być niższa niż 45 zł. Jeśli pracodawca nie zdecyduje się samodzielnie uregulować zasad ustalania należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej, musi stosować przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.
Ważne
Pomimo, iż pracodawca ma możliwość (po spełnieniu powyższych warunków) obniżenia diety tytułem zagranicznej podróży do wysokości 45 zł należy pamiętać, że świadczenie to jest przeznaczone na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków (§ 13 rozporządzenia w sprawie podróży). Obniżenie diety do wysokości krajowej w większości przypadków nie spełni tego warunku.
Obniżenie diety zagranicznej do wysokości 30 euro (regulamin wynagradzania) a limit z rozporządzenia Niemcy 49 euro a wypłata diety w wysokości 40 euro. Czy nadwyżka powyżej 30 euro (10 euro) stanowi przychód dla pracownika do opodatkowania ?
Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 maja 2021 r. nr 0112-KDWL.4011.11.2021.1.TW.
(…) spółka zadała pytania czy ustanowienie diety w wysokości 30 euro za dobę, która będzie obowiązywać w czasie trwania całej podróży służbowej zagraniczne pracownika, pozwoli płatnikowi na stosowanie zwolnienia od podatku dochodowego wskazanego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PDOF w przeliczeniu na każdą dobę podróży służbowej z osobna ? Czy prawidłowym będzie obliczenie kwoty wolnej od opodatkowania dla całej podróży służbowej (w oparciu o maksymalne limity określone w przepisach powszechnie obowiązujących) i porównanie z wypłaconą, zryczałtowaną należnością za daną podróż służbową, oraz objęcie opodatkowaniem ewentualnej nadwyżki wypłaconego ryczałtu nad tak obliczoną kwotę wolną ?
Organ podatkowy zauważył, że gdy przedsiębiorca spoza sfery budżetowej ustali korzystniejsze zasady zwrotu kosztów podróży w tym diet niż określone w rozporządzeniu, wówczas ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16lit. a ustawy korzystać będzie wyłącznie wartość tej części otrzymanych przez pracownika świadczeń na pokrycie kosztów wyżywienia w podróży, bez względu na formę tego świadczenia, która nie przekracza wysokości diety z tytułu podróży służbowej, czyli odpowiednio 30 zł za dobę podróży w przypadku podróży krajowych, (aktualnie w 2024 r. jest to kwota 45 zł) oraz diety za dobę podróży w określonej wysokości, obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Kwota stanowiąca nadwyżkę ponad wartość tych diet będzie podlegać opodatkowaniu, jako przychód ze stosunku pracy, a pracodawca jako płatnik będzie obowiązany do pobrania zaliczki na podatek dochodowy. Zgodnie z powyższym różnica (14 euro) pomiędzy wysokością diety z rozporządzenia 49 euro a wysokością diety faktycznie wypłaconej 35 euro stanowić będzie dla pracownika przychód ze stosunku pracy zwolniony z opodatkowania do wysokości diety wynikającej z rozporządzenia.
Najbliższe szkolenie z tej tematyki
25 października 2024 r.
+ 6 miesięczny dostęp do szkolenia