Jak rozliczyć zwrot nienależnie wypłaconego wynagrodzenia za pracę na konto pracodawcy ?
Zdarzają się sytuacje w których w wyniku pomyłki pracownika rozliczającego wynagrodzenie dochodzi do jego nadpłaty. Do nadpłaty wynagrodzenia może dojść również ze względu na termin jego wypłaty wynikający m.in. z regulaminu wynagradzania. Przepisy ustawy Kodeks pracy nie regulują instytucji bezpodstawnego wzbogacenia. Zgodnie z art. 300 K.p. w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksy cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy.
Zwrot błędnie wypłaconego wynagrodzenia dokonany może być w dwojaki sposób poprzez
1.
potrącenie z najbliższej wypłaty wynagrodzenia kwoty nadpłaconej
w poprzednich miesiącach kalendarzowych. W tej sytuacji pracodawca musi posiadać pisemną zgodę pracownika na jego potrącenie z bieżącej wypłaty wynagrodzenia.
2.
zwrot wynagrodzenia dokonany przez pracownika
na konto pracodawcy lub do kasy.
Rozliczenie zwrotu nienależnie wypłaconego wynagrodzenia lub innego świadczenia, należy dokonać według zasad określonych w art. 41b ustawy o PDOF z którego wynika, że:
1.
jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń
które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustaleniu wysokości podatku (zaliczek) płatnik (zakład pracy) odejmuje od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką)
2.
zwróconą przez pracownika kwotę, pracodawca rozlicza
przy obliczaniu zaliczki na podatek od wynagrodzenia z umowy o pracę należnego temu pracownikowi. O dokonany przez podatnika zwrot płatnik pomniejsza wówczas miesięczny dochód ustalony dla celów obliczenia zaliczki na podatek.
Przykład
31 stycznia 2024 r. rozliczono pracownikowi (wiek 35 lat) za ten miesiąc wynagrodzenie w łącznej wysokości 6 000 zł (wynagrodzenie zasadnicze 4 400 zł, premia regulaminowa 1 600 zł). Koszty uzyskania przychodów 250 zł kwota zmniejszająca podatek 300 zł.
W dokumencie ZUS RCA za 01.2024 r. rozliczone zostały
w części finansowanej przez pracownika:
składki na ubezpieczenie społeczne w wysokości
822,60 zł
składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości
465,97 zł.
Pracownik został poinformowany o błędnie wypłaconej premii w wysokości 1 600 zł i zobowiązał się do jej zwrotu dokonując wpłaty na rachunek bankowy pracodawcy.
Ustalenie wysokości zwrotu błędnie wypłaconej premii
Kwota nienależnie wypłaconego wynagrodzenia, którą pracownik powinien zwrócić pracodawcy wynosi:
różnica kwot tzw. netto
(4 420,43 zł – 3 329,05 zł) = 1 091,38 zł
powiększona o różnicę zaliczek na podatek dochodowy
(291 zł – 126 zł) = 165 zł
kwota do zwrotu przez pracownika
1 091,38 zł + 165 zł = 1 256,38 zł.
W związku ze zwrotem wynagrodzenia pracodawca sporządza korektę dokumentów rozliczeniowych za ten miesiąc tj. 08.2024 r.
Komplet dokumentów korygujących do ZUS będzie składał się z:
raportu ZUS RCA
w którym pracodawca wykaże pracownika z rozliczonymi składkami na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzenia pomniejszonego o wartość wypłaconej premii oraz składką na ubezpieczenie zdrowotne obliczoną od nowej podstawy
deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA
w której pracodawca wykaże dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych, tj. tych, za których zostały prawidłowo rozliczone składki i świadczenia w poprzednim komplecie dokumentów rozliczeniowych, jak i za pracownika, za którego został sporządzony imienny raport miesięczny korygujący.
Po sporządzeniu dokumentów rozliczeniowych korygujących powstanie:
nadpłata składek na ubezpieczenia społeczne
w części finansowanej przez pracownika
822,60 zł – 603,24 zł = 219,36 zł
nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne
465,97 zł – 341,71 zł = 124,26 zł.
Łączna kwota nadpłaty
219,36 zł + 124,26 zł = 343,62 zł.
Łączna kwota zwrotu
1 256,38 zł zwrot przez pracownika + 343,62 zł różnica w składkach na ubezpieczenie społeczne
i zdrowotne = 1 600 zł.
Kwotę 1 256,38 zł pracownik wpłacił na konto pracodawcy w 10.2024 r. Pracodawca odjął kwotę dokonanego zwrotu od dochodu będącego podstawą obliczenia zaliczki na podatek, uzyskanego przez pracownika w miesiącu zwrotu.
Ważne
Gdy kwota zwrotu błędnie wypłaconego wynagrodzenia byłaby wyższa od dochodu osiągniętego w tym miesiącu przez pracownika to o różnicę pomniejsza się dochód w miesiącu następnym, aż do pełnego rozliczenia zwrotu.
W powyższym przykładzie
podstawa obliczenia zaliczki na podatek (po zaokrągleniu do pełnych złotych)
4 400 zł – 250 zł – 603,24 zł – 1 256,38 kwota zwrotu = 2 290 zł
2 290 zł x 12% – 300 zł = – 25,20 zł.
Rozliczona kwota zwróconego wynagrodzenia wyniosła
kwota x 12% – 300 zł = 0
kwota x 0,12 = 300 zł
kwota = 300 zł : 0,12
2 500 zł – 2 290 zł = 210 zł
1 256,38 zł – 210 zł = 1 046,38 zł
nierozliczona kwota zwrotu 210 zł.
Pracodawca może dokonać odliczenia zwróconej kwoty wyłącznie w trakcie roku podatkowego, w którym podatnik dokonał zwrotu. Gdyby kwota zwrotu nie zostanie rozliczona np. z powodu rozwiązania umowy o pracę, to kwotę zwrotu (w części nieuwzględnionej przez płatnika) rozliczy sam pracownik, odliczając ją od dochodu w składanym przez siebie zeznaniu rocznym (art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o PDOF). Z przepisu tego wynika, że odliczeniu od dochodu podlegają dokonane w roku podatkowym zwroty nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika. Odliczana od dochodu kwota zwrotu uwzględnia pobrany podatek dochodowy.
Jeżek Przemysław
Szkolenia
