HR Kadry i Płace – Szkolenia dla firm

logo hr 1.png
dopełnianie podstawy do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Dopełnienie podstawy do ekwiwalentu – stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy

O obowiązku dopełniania składników wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy w podstawie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy pisaliśmy w art. z 10 października 2023 r.
https://www.hrkadryiplace.pl/dopelnienie-zmiennych-skladnikow-w-podstawie-ekwiwalentu-za-niewykorzystany-urlop-hrkadryiplace-jezek-przemyslaw/

Kolejne wątpliwości przepisu budzi wykonywanie pracy w dniach wolnych od pracy i dopełnienie podstawy o te dni.
W przypadku nieprzepracowania pełnego okresu, z którego przyjmowane są składniki wynagrodzenia za okresy
nie dłuższe niż jeden miesiąc
m.in zmienne premie regulaminowe, miesięczna prowizja oraz

składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż jeden miesiąc
m.in. premie kwartalne, roczne lub półroczne

podstawa ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wymaga dopełnienia do pełnego okresu 3/12 miesięcy. Przepis regulujący tą kwestię wprowadza pewne wątpliwości interpretacyjne, gdyż nakazuje końcowy wynik pomnożyć przez liczbę dni, które pracownik był zobowiązany przepracować zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.
Zdarzają się sytuacje, w których pracownik zobowiązany jest do wykonywania pracy w dniach wolnych od pracy np. w wolną sobotę z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, za którą otrzymuje dodatkowe wynagrodzenie a w przypadku nie udzielenia innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego, wypłaca się co do zasady dodatek w wysokości 100% tytułem przekroczenia normy przeciętnej w tygodniu. Sprawa komplikuje się gdyż, końcowy wynik pomnożyć należy przez liczbę dni, które pracownik był zobowiązany przepracować zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy co oznacza, że dni wolnych nie należy wliczać do końcowego wyniku ale wynagrodzenie już tak co w niektórych sytuacjach powoduje zmniejszenie podstawy niż jej dopełnienie co obrazuje poniższy przykład.
Przykład
24 czerwca 2023 r. pracownik wynagradzany stałą stawką miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 3 500 zł, nabył prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. W miesiącach przyjmowanych do podstawy trzykrotnie wykonywał pracę w dniach wolnych od pracy, za co uzyskał wynagrodzenie w łącznej wysokości 750 zł.

W okresie tym pracownik powinien, zgodnie z rozkładem czasu pracy, przepracować
43 dni a przepracował 42 dni (1 dzień chorował) oraz dodatkowo wykonywał pracę w 3 dniach wolnych od pracy.
Do podstawy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, pracodawca przyjął wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3 500 zł oraz wynagrodzenie za dni dodatkowej pracy po dopełnieniu
[750 zł : 45 dni (42 dni + 3 dni)] = 16,67 zł
16,67 zł x 43 dni = 716,81 zł
Po „dopełnieniu” podstawa wyszła niższa 716,81 zł < 750 zł
716,81 zł : 3 = 238,94 zł
Podstawa do ekwiwalentu wyniosła

3 738,94 zł (3 500 zł + 238,94 zł).
Zgodnie z analizowanym przypadkiem należałoby uznać, że dni wolnych, w których pracownik wykonywał pracę, nie należy brać pod uwagę przy dopełnianiu podstawy, gdyż spowodowało to jej obniżenie niż dopełnienie. Nie przyjęcie tych dni pośrednio wynika z brzmienia § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego, który stanowi, że mnożnikiem przy dopełnianiu podstaw jest liczba dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Skoro tak, to dokonując uzupełnienia składników płacowych, powinniśmy uwzględniać dni przepracowane w ramach nominalnego czasu pracy. Tym bardziej, że praca w takie dni jak wolna sobota czy niedziela w pierwszej kolejności powinna być rekompensowana innymi dniami wolnymi, więc de facto liczba dni przepracowanych ponad „nominał” winna być korygowana o inne dni wolne.
Ważne
Powyższej analizy nie potwierdziło Ministerstwo Pracy.

MRPiPS

W stanowisku z 16 sierpnia 2016 r. DPR.111.053.331.2016.MW
wydane dla
HR Kadry i Płace Jeżek Przemysław
Ministerstwo uznało, że
(…)

na podstawie przepisu § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14, z późn, zm., zwanego dalej: „rozporządzeniem urlopowym”) składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7 (czyli w stałej wysokości), wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Natomiast, stosownie do przepisu § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, o którym mowa wyżej, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Jeżeli zatem w okresie, z którego ustała się średnią wysokość zmiennych składników wynagrodzenia, pracownik przepracował tylko część miesiąca należy, w ocenie Departamentu, dokonać uzupełnienia wynagrodzenia do wysokości, jaka zostałaby pracownikowi wypłacona, gdyby przepracował pełny okres trzech miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.
W opinii Departamentu, pod zawartym w treści § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego, zwrotem „przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie”, należy rozumieć, faktyczną liczbę dni pracy, a zatem także uwzględnia się liczbę dni wolnych od pracy, w których praca była (faktycznie) wykonywana. Należy przy tym zauważyć, że za taką pracę na podstawie art. 80 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę wykonaną. Natomiast, pod zawartym w treści § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego pojęciem „przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy” należy, zdaniem Departamentu, rozumieć liczbę dni pracy, jaką pracownik przepracowałby zgodnie z obowiązującym go rozkładem czas pracy, na podstawie wymiaru czasu pracy, obliczonego zgodnie z art. 130 Kodeksu pracy. Należy też dodać, że na podstawie § 17 ust. 1 rozporządzenia urlopowego składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Oznacza to, że treść przepisu § 17 ust. 1 rozporządzenia urlopowego nie wyłącza dodatkowego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy i należy uwzględnić to wynagrodzenie w wydłużonej (do 12 miesięcy) podstawie ekwiwalentu urlopowego (…).

PIP tło

Stanowiska tego nie podzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.
W odpowiedzi z 27 listopada 2023 r. KT-OOGPR-01.450.142.2023.2       
wydane dla HR Kadry i Płace Jeżek Przemysław
PIP uznała
(…)

że do podstawy należy dopełnić  wynagrodzenie tylko za „zwykłe” dni robocze. Przyjęcie przeciwnego stanowiska spowoduje w praktyce jej faktyczne obniżenie (…)

Omówienie stanowiska PIP z jego dostępem oraz czy podstawę do ekwiwalentu należy uzupełnić o dni „urlopu opiekuńczego” i „działania siły wyższej” na najbliższym szkoleniu
Rozliczanie Wynagrodzeń w sytuacjach wątpliwych w 2023 i 2024 r.
7 grudnia 2023 r.
Zapisy
https://www.hrkadryiplace.pl/szk_stacjonarn/rozliczanie-wynagrodzen-w-sytuacjach-watpliwych-w-2023-2024-r/